Следует отметить, что внедрение СЭД не является панацеей от всех проблем предприятия. Главной целью ее внедрения является повышение эффективности документооборота предприятия или организации, а, следовательно, в какой-то степени, и эффективности их работы в целом. Есть и такое мнение, что главной целью внедрения СЭД является создание эффективной среды управления и функционирования предприятия или организации.

Перед выбором СЭД обязательно необходимо сформулировать перечень задач, которые должны помочь решить её внедрение. Кроме того, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедрения СЭД нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения СЭД с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе СЭД необходимо внимательно изучить все предложения, имеющиеся на рынке, и обязательно провести тендер. Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика СЭД и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации.

В свою очередь, при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

• - в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;
• - слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;
• - СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);
• - наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия («сопротивление изменениям»), нередко вызванного нежеланием какой-либо «прозрачности» своей деятельности;
• - отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так называемый «фактор первого лица»). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения всей необходимой информации при обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного возврата инвестиций).

Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

• - тщательный анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
• - разработка информационно-функциональной модели предприятия, реинжиниринг его бизнес-процессов;
• - анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД;
• - выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно-программных средств;
• - поставка и инсталляция СЭД;
• - адаптация и настройка СЭД;
• - перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
• - обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;
• - подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;
• - разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации;
• - завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
• - сопровождение CЭД.

Целью практической части является переход предприятия на систему электронного документооборота, для чего нужно выполнить следующие задачи.

Во-первых, требуется модель организации она представлена на рис. 2.1

В качестве примера будет взята СЭД «DocsVision». При невысокой стоимости лицензии на продукт, она зарекомендовала себя как система с хорошей функциональностью. Потребуется разобрать архитектуру данной СЭД и произвести требуемые настройки, а также выявить ее преимущества и недостатки при внедрении в организацию.

Структура электронного документа

Документ в «DocsVision» состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа - счет-фактура.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рисунок 3.2 - Модель электронного документа

Настройка установки системы. Для инсталляции «DocsVision» выделяется отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести.

Можно отдельный IP-адрес для работы «DocsVision» не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае «DocsVision» можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу.

Позже, при возникновении необходимости подключать к «DocsVision» пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла «DocsVision» в системе указать реальный IP-адрес главного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать «DocsVision» пользователям с других компьютеров по реальному IP-адресу.

База данных инсталлируемой версии «DocsVision» системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться.

После того как временные файлы обучения больше не понадобятся, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые изначально загружены.

Создание сложных форм документов. Также система электронного документооборота рассчитан, для работы со сложными формами документов. Сложные документы составляются для улучшения работы документооборота, они упрощают работу как отдельных отделов организации, так и общее ведение документооборота на предприятии. Сложные документы - это документы, для которых необходимо ввести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты документ.

Вывод сформированного документа в MS Word. Система «DocsVision» интегрирует с MS Office, но самое востребованное приложение это MS Word.

Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом.

Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа.

Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.

Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.

Если настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документов система будет выдавать ошибку.

Расчет эффективности внедрения системы электронного документооборота. Для начала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

Стоимость одной лицензии ПО. Лицензия данной СЭД составляет 184$ на одного пользователя, и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 38. Таким образом, стоимость внедрения составит: для начала переведем доллары в рубли, на сегодня курс доллара составляет 31,30 руб., затем умножим стоимость одной лицензии на количество административного персонала 5759,2*38 = 218 849,6 руб.

Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест.

ЗАО «Сыркомбинат Тихорецкий» имеет всю необходимую технику для внедрения СЭД, поэтому дополнительных затрат не будет, что очень важно при внедрении.

Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов.

На предприятии есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человек. Из них примерно 2 человека- работа консультанта, которая стоит дороже, еще два с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности предположим, что она равна 100 000 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению:

Х= a * b + c * d, (1)

где Х - это стоимости работ по внедрению;

a - это численность штатного персонала;

b - зарплата в месяц штатному персоналу;

c - численность наемного персонала;

d - заплата наемного персонала

5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить:

X = a + b + c, (2)

где Х - суммарные расходы по внедрению;

a - это стоимость внедрения;

b - расход на персонал;

c - стоимость сопровождения.

218 849,6 +275 000+ 200 000=693 849,6 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Стоит отметить, что для такой большой организации данная цифра достаточно мала.

Оценка эффекта. Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить количество страниц документов в месяц. На основе эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для грубой схемы предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 30 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят:

X = a * b * c, (3)

где Х - месячные расходы на бумагу;

a - количество рабочих дней в месяц;

b - расход листов в день;

c - стоимость одного листа (примерно 0,5).

21*30* c. Предположим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*30*0,5*38 = 11 970 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю.

Исходя из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%.

В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами.

Проблемы внедрения СЭД. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения систем электронного документооборота. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ - подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения систем электронного документооборота. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей.

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:

К первой группе эффектов относятся:

• 1) экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места);
• 2) экономия рабочего времени сотрудников:
  • - на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.);
  • - на прохождение документов;
  • - на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

• 1) ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);
• 2) оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;
• 3) повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;
• 4) формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;
• 5) развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

Изучение понятия «системы электронного управления документами» поможет разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Рассчитана эффективность внедрения СЭД на смоделированном предприятии. Таким

образом, сроки окупаемости системы, даже при пессимистических прогнозах, не будут превышать двух лет.

Внедрение СЭД на предприятие поможет решить проблемы делопроизводства ранее выявленные в п. 2.4..

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Введение

2. Правовая база электронного документооборота

3. Электронной документооборот - его возможности

4. Типологизация автоматизированных систем делопроизводства

5. Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне рассматриваются концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Цель работы - проанализировать нормативно-правовые аспекты внедрения систем электронного документооборота.

Достижение цели требует выполнения комплекса задач:

изучить правовую базу использования электронных технологий в документационном обеспечении управления, ее современное состояние и перспективные тенденции развития;

рассмотреть возможности электронного документооборота, сравнив функциональные свойства электронного и бумажного документов;

проанализировать типологию систем автоматизации делопроизводства, рассмотрев основные критерии их классификации;

изучить организационно-методическое обеспечение внедрения систем электронного документооборота.

Правовая база электронного документооборота

Правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

Правовые аспекты, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству.

В соответствии с целью и задачами работы проанализирую законодательные акты, регламентирующие использование систем электронного документооборота, порядок защиты электронных документов, наделение их юридической значимостью.

Конституция РФ - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. По нашему мнению, это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст. 71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст. 24).

Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового

регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» является основным, фундаментальным законодательным актом в структуре информационного права, который регулирует отношения возникающие при: «осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации».

Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

В данном законе содержатся определения важнейших терминов в области информационного и документационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий «документированная информация» (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Термин «информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Законом установлен правовой режим документирования информации:

1) документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти,

ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ;

документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде;

за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов.

Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» обеспечивает правовое регулирование отношений в области передачи информации за пределы России и получении ее извне. Он определяет термин «информационные процессы» как «процессы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации».

Перспективной технологией, без которой невозможно представить современное делопроизводство являются базы данных. Они составляют основу современных автоматизированных систем ДОУ. Ряд важнейших аспектов работы с базами данных регламентируются институтом авторского права. Так, отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных, как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных», который относит базы данных к объектам авторского права и предоставляет им правовую охрану как сборникам. Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».

Организация юридически значимого электронного документооборота стала возможной с использованием технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП). Базовыми нормативно-правовыми актами, регулирующими первоначальные основы правового регулирования ЭЦП, являются Гражданский кодекс РФ (ст. 160), а также Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11). Так, как уже было указано выше, ст. 160 Гражданского кодекса допускает использование ЭЦП при совершении сделок. Соответственно, федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет юридическую силу электронного документа только после подписания его ЭЦП, а также юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии (ст. 5).

Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» урегулирована технология проставления (порядок создания и применения) той разновидности электронной подписи, которая использует метод ассиметричной криптографии (открытого ключа) - электронной цифровой подписи (ЭЦП). Следует отметить, что действие закона распространяется только на документы, образующиеся при совершении гражданско-правовых сделок.

В законе дано определение ЭЦП - это «реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе».

Закон раскрывает условия использования ЭЦП. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронно-цифровой подписи, не утратил силы (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

2. Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

3. Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Большое значение в процедуре подтверждения подлинности ЭЦП имеет понятие сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи - это документ (традиционный или электронный, заверенный ЭЦП), включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат ключа подписи выдается специальной организацией - удостоверяющим центром участникам обмена информацией для удостоверения ЭЦП. Сертификат содержит все сведения об условиях использования ЭЦП.

Политика государства в области регулирования применения и реализации криптографических средств, в том числе и средств ЭЦП, определяется требованием использовать только средства, сертифицированные уполномоченными государственными органами. Функция по организации функционирования сети удостоверяющих центров электронной цифровой подписи возложена на Федеральное агентство по связи. Безусловно, для решения множества проблем, связанных с национальной безопасностью, необходимо наличие определенных ограничений в области разработки, применения и оборота средств ЭЦП.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются архивные документы независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Это означает, что электронные документы подлежат организации, упорядочению и сохранению в пределах сроков, установленных перечнями и другими нормативными актами наравне с традиционными. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

Сфера применения электронного документооборота - это и внутренний документооборот организаций всех форм собственности, и так называемое «электронное правительство» - документооборот государственных и муниципальных органов между собой, с гражданами и хозяйствующими субъектами. На развитие данного направления применения информационных технологий направлена Федеральная целевая программа «Электронная Россия на 2002-2010 гг.». Целями программы «Электронная Россия» в области делопроизводства являются перевод всей документации в электронную форму, стандартизация межведомственного обмена информацией, а также обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу и использование информации. Программа включает три этапа. Первый этап реализации программы (был рассчитан на 2002 г.) предполагает проведение анализа нормативной правовой базы с целью выявления ключевых проблем, препятствующих широкому внедрению информационных и коммуникационных технологий (ИКТ), изучение уровня информатизации экономики, анализ эффективности расходования бюджетных средств, выделяемых на информатизацию, проведение полного учета государственных информационных ресурсов, анализ зарубежного опыта реализации подобных программ, изучение опыта работы в сфере ИКТ различных организаций. Второй этап реализации программы (рассчитан на 2003-2004 гг.) включает реализацию конкретных проектов и комплекса мероприятий на основе проведенных исследований по внедрению ИКТ в организациях государственного сектора экономики. На этом этапе должна быть создана основа единой информационной и телекоммуникационной инфраструктуры для органов государственной власти и органов местного самоуправления, бюджетных и некоммерческих организаций, системы электронной торговли в сфере поставок продукции для федеральных государственных нужд и для общественных пунктов подключения к общедоступным информационным сетям. На третьем этапе реализации программы (рассчитанном на 2005-2010 гг.) предполагается массовое распространение информационных и коммуникационных технологий во всех сферах общественной деятельности, внедрение стандартизированного электронного документооборота и систем обеспечения информационной безопасности.

Преимущественно вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в точной и быстрой передаче документированной информации, которые оговаривают возможные случаи использования электронных документов. Это акты финансовых органов, налоговой и таможенной службы и др. Например, Министерством финансов Российской Федерации устанавливаются требования к порядку представления страховыми (страховыми медицинскими) организациями годовой статистической отчетности на магнитных носителях.

Технологии ЭЦП и электронной документации применяются и в других министерствах: в Министерстве по налогам и сборам - при создании собственной гарантированной системы передачи данных, в Министерстве образования - при организации дистанционного обучения и др. Как правило, все ведомственные нормативные акты основываются на Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Подводя итоги, отметим, что на сегодняшний день применение электронного документа переходит от элитарного использования (на объектах высоких технологий, в специальных целях, для нужд высшего государственного аппарата) в разряд стандартных процедур взаимодействия экономических объектов. Дальнейшее внедрение информационных технологий в России требует развития законодательной базы электронного документооборота. Необходимо разработать нормативную базу использования электронных документов, найти методы решения проблем защиты электронных документов, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.

Необходимо также внести соответствующие изменения в действующие законы (Гражданский кодекс, Уголовный кодекс, Кодекс об административных правонарушениях) и соответствующие подзаконные нормативно-правовые акты.

Электронный документооборот - его возможности

Признание превосходства электронных офисных технологий перед бумажными является, по сути, общим местом в современной литературе по делопроизводству. Это связано с тем, что электронный документ имеет значительно лучшие характеристики, чем бумажный с точки зрения оперативности его составления, поиска, передачи, согласования.

Основными преимуществами электронного документа перед бумажными являются следующие:

Для бумажных документов и время, и надежность, и стоимость доставки зависят от выбранного сервиса (почта, курьер и т. д.) и варьируются в достаточно больших пределах. Для электронных документов все упомянутые указатели близки к идеальным значениям.

При использовании бумажных документов достаточно трудоемкой процедурой является поиск документов, поскольку он осуществляется вручную по классификаторам. Принципиально новой возможностью при работе с электронными документами является технология содержательного, или контекстного поиска, что значительно упрощает доступ заинтересованных лиц к массивам документальной информации.

Особенной для электронных документов является возможность создания интерактивных документов. Бумажная среда для документов является средой негибкой, консервативной. После того, как документы напечатаны, остается очень мало возможностей для их изменения. Наоборот, электронные документы могут непрерывно модернизироваться автором. Например, разместив на корпоративном Web_сервере подобную страницу с обратной связью, маркетинговые отделы компании смогут провести анализ посетителей и более точно спланировать работу сбытового аппарата.

Бумажные документы не могут содержать гиперссылки. Использование гипертекстовой и гипермедиа технологии в электронных документах существенно повышает эффективность работы специалистов с большими и распределенными документальными базами данных, позволяя посредством гиперссылок осуществлять просмотр и поиск тематически связанных документов.

Совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме последовательного доступа к бумажному документу, тогда как при создании и обработке электронных документов существует возможность параллельной коллективной работы, тогда как совместная работа над бумажным документом осуществляется только в режиме после.

6. Еще одно из технологических преимуществ электронных документов - расширение среды их представления. В электронные документы можно включить такие динамические объекты, как видео и озвучивание. Эта возможность имеет смысл, например, при протоколировании совещаний и конференций.

В научной литературе применительно к электронному документу получил распространение термин «интеллектуальный документ». Это понятие используется, что бы подчеркнуть, что электронный документ не просто компьютерное представление своего предшественника, а нечто большее, содержащее помимо статистической информации еще указатели на другие источники данных. Таким образом, документ становится эволюционирующей и интеллектуальной сущностью, способной самостоятельно и непрерывно поддерживать свою новизну и актуальность. Тесная связь приложений технологии регламентирования хода работ с регламентом движения электронных документов внутри учреждения обеспечивает другой уровень интеллекта, преобразуя документ в самоуправляемый объект. Управление документами в электронной форме - не просто дань современным технологиям, это совершенно иные возможности по управлению интеллектуальными активами и бизнес-процессами предприятия, напрямую связанные с успешностью представления на рынке. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективные. Вместе с тем существует ряд препятствий дальнейшему повышению удельного веса электронных документов в управлении. Полностью исключить бумажные документы из работы невозможно, поскольку большое количество документов, имеющих юридическую силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться еще достаточно долго. Это связано с несовершенством нормативно-правовой базы электронных документов, поскольку до сих пор не создан стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий признание их юридической силы. Проблема обеспечения аутентичности электронных документов особенно обостряется, если их нужно хранить долго - более 5-7 лет. В этом случае, вследствие устаревания компьютерных систем и (или) форматов данных, может потребоваться перенос документов в другую компьютерную систему и / или преобразование в новые форматы (миграция). Таким образом, для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия бумажные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации. Соответственно, нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (документы со сроком хранения «Постоянно»).

Типологизация автоматизированных систем делопроизводства

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Разнообразие программных средств автоматизации делопроизводства, представленных на российском рынке, делает актуальной проблему их типологизации.

Они различаются:

По типу информации, на обработку которой ориентирована система
(фактографическая или документационная);

Комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа;

набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

степени открытости, т. е. возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

К сожалению, отсутствие унифицированной терминологии приводит к разнообразию названий систем. Продукция фирм-разработчиков носит такие названия, как: система электронного документооборота, система автоматизации документооборота, система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления документооборотом, система электронного управления документами, автоматизированная система ДОУ ит. п.

Каждый производитель вводит свою систему обозначений и терминов,по-своему расставляет приоритеты.

Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что на сегодня эта область информационного рынка пока еще не оформилась в качестве самостоятельного сегмента.

Не разработана пока и общепринятая система классификации этих систем. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собственную систему классификации.

В данной главе я рассмотрю основные встречающиеся в литературе классификации автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

По соответствию основным задачам делопроизводства различают следующие системы:

Специализированные системы автоматизации делопроизводства;

Системы автоматизации документооборота; о системы управления потоком работ;

Системы управления потоком работ;

Электронные архивы документов;

Системы коллективной обработки документов.

По степени унифицированности и интегрированности функций программные продукты разделяются на несколько групп:

отдельные прикладные программы для обработки систем документации (кадровой, бухгалтерского учета и отчетности, регистрационно-контрольные картотеки). Это так называемые «коробочные пакеты», которые легко устанавливаются и настраиваются. Они рассчитаны на решение локальных задач небольшой организации - как правило, основанные на системах управления базами данных, поддерживающих архитектуру «файл-сервер» (трех-пяти пользовательские или без ограничения пользователей);

офисные пакеты (пакеты прикладных программ), которые представляют собой несколько прикладных программ различных функций, связанных единым пользовательским интерфейсом, мощными средствами обмена данных между программами, унификацией классификации, форматов представления данных и т. д.;

интегрированные автоматизированные системы делопроизводства - совокупность средств создания, движения, поиска документов и баз данных, охватывающая, по возможности, все документируемые функции учреждения. Как правило, они создаются на основе СУБД, поддерживающих технологию клиент-сервер. Современный уровень развития информационных технологий предполагает использование именно интегрированных систем. Интегрированные автоматизированные системы также классифицируются по нескольким признакам. Определяющими являются уровень масштабирования системы (количества автоматизированных рабочих мест), мультиформатность (восприимчивость системы к данным различных форматов и способность формата данных, создаваемых автоматизированной системой, конвертироваться в форматы других систем) и многофункциональность.

Интегрированные системы разделяются на две разновидности: корпоративные информационные системы (КИС) и системы управления делопроизводством (СУД). КИС предназначены для автоматизации всего комплекса задач предприятия или учреждения (как документируемых, так и не документируемых), сбора, анализа информации, планирования, организации и координации действий, контроля за исполнением, внутренней и внешней коммуникации. Таким образом, КИС интегрируют все базовые бизнес-процессы в единое информационное пространство. КИС создаются на базе разветвленной компьютерной сети и имеют архитектуру клиент-сервер.

Компонентами КИС являются специализированное программное обеспечение, системы разработки и управления проектами, аналитические системы поиска и обобщения информации, ее классификации, удаления избыточного информационного шума; средства массового ввода документов

(программа оптического распознавания символов). Один из важнейших компонентов КИС - система автоматизированного делопроизводства.

Понятие корпоративности в данном смысле подразумевает наличие довольно крупной, территориально распределенной информационной системы, которая носит замкнутый характер и способна к саморегулированию, перенастройки принципов своего функционирования.

Системы управления делопроизводством (СУД) - информационные системы, позволяющие автоматизировать работу с документами на всех этапах, начиная с регистрации и заканчивая списанием в архив. СУД являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.

В основу этой классификации, как мы видим, положен иерархический принцип: корпоративные информационные системы - это системы более высокого уровня, которые включают в себя системы управления документооборотом.

Похожую классификацию систем электронного управления документами(СЭУД) в зависимости от их функций, масштаба, роли системы в процессе работы над документами, предлагает Л.А. Сысоева. СЭУД разделяются на:

Системы электронного делопроизводства (осуществляют контроль и регистрацию всех действий с документами);

Системы электронного документооборота (осуществляют не только фиксацию действий с документами, но и само регламентируемое движениедокументов с помощью коммуникационных технологий);

Корпоративные системы управления документами (на основе технологий Workflow и GroupWare). Основное отличие и преимущество корпоративной системы управления документами состоит в том, что такая архитектура обеспечивает универсальную, повсеместно доступную среду для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в целом. Корпоративные системы объединяют функциональные задачи, охватывающие все направления деятельности предприятия, реализующие их программное обеспечение (бизнес-приложения) и связанные с бизнес-приложениями документы в единую информационную систему.

В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным принципом классификации может быть ориентация систем автоматизации на отечественное и западное делопроизводство, то есть авторский принцип. Существующие на данный момент системы можно разделить на:

Системы западного производства. Пока на российском рынке
представлено только три западные системы (среды разработок):
Documentum, DOCS Open/DOCSFusion, Lotus DminoDoc;

российские системы, в основе которых лежит платформа Lotus Domino/Notes;

полностью российские разработки.

Ввиду различий двух традиций делопроизводства - западной и российской - автоматизированные системы западного производства нашли в России весьма ограниченное применение. Подобные системы не всегда стыкуются с реалиями отечественного делопроизводства: вертикальным направленностью документооборота, контролем работы с документами по регистрационным карточкам, сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм и др.

Оригинальные (разработанные российскими производителями) системы создаются специально для автоматизации отечественного делопроизводства. Такие системы ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях. Часто задача таких систем - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства за счет обработки документов в сети с использованием современных технологий. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства. В зависимости от полноты реализации безбумажной технологии, автоматизированные системы делопроизводства разделяют на три группы:

Автоматизированные системы, которые представляют собой сопровождение к традиционным документам (электронный аналог регистрационного журнала и регистрационно-контрольной картотеки); - автоматизированные системы с полной версией электронного документа и полнотекстовым поиском позволяющие параллельно осуществлять бумажный и безбумажный документооборот; - системы с полным отказом от бумажных «двойников», использующие в качестве оригиналов электронный документ. В современной литературе именно такие системы называются системами электронного документооборота.

Существующие автоматизированные системы можно подразделить в зависимости от категории их потребителей. Так, выделяют несколько типов потребителей:

крупные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т. п.);

территориальные органы управления (администрации городов субъектов федерации, муниципалитета и т. п.);

коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, эта классификация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей автоматизированных систем управления документооборотом.

В соответствие с проектным подходом к классификации систем автоматизации делопроизводства их можно подразделить на тиражируемые, заказные и полузаказные. Тиражируемые продукты представляют собой законченные продукты и не требуют доводки со стороны разработчика. Заказные системы разрабатываются для индивидуального потребителя и имеют уникальные характеристики. Полузаказная система создается как модульная конструкция из готовых элементов.

А. Акопянц в своей статье «К выбору систем автоматизации документооборота» предлагает системы классифицировать по признаку - на автоматизацию какого типа документооборота они рассчитаны:

массового типового документооборота, который обслуживает основную производственную деятельность и оперирует большим кол-вом однотипных документов, исполняемых по стандартным процедурам (для сотовых операторов - договора на подключение и набор типовых заявлений, для банков - платежные и другие поручения и др.);

прочего документооборота, который, как правило, меньше по объему, но гораздо разнообразнее по типам документов и процедурам их обработки (исполнение распоряжений вышестоящих организаций и руководства, договора «обслуживающих» подразделений и др.).

При этом эти типы документооборота, как правило, разделены по структурным подразделениям, исполнителям и автоматизированным системам. Массовый типовой документооборот обрабатывается функциональными подразделениями, обслуживается специфическими корпоративными информационными системами и зачастую вообще не проходит через канцелярию. Документооборот второго типа обслуживается канцелярией, управлением делами, специальным выделенным персоналом (делопроизводителями).

Несмотря на разнообразие систем автоматизации документационного обеспечения управления, их основу формируют следующие типовые информационные технологии:

технологии обработки изображений документов (Imaging System), которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования;

технологии оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR), которые предназначены для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла. Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображений документов. На основе технологии ОСR можно автоматизировать, например, процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу;

системы управления документами. Они предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в электронном виде разными форматами. Это многофункциональные документальные информационные системы, ориентированные на обработку слабоструктурированной текстовой информации. Системы управления документами позволяют помимо типовых функций развитых документальных информационных систем (например, индексирование, разнообразные способы доступа к документу и его составным частям - разделам, многоуровневая защита данных) реализовать функции управления документом на уровне его структурных компонент (установление связи между компонентами, объединение частей документа), контроля версий документа, обмена документами по сети, публикации документов на Web_сайте, и др. Данный класс систем является универсальным, т. е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на службы делопроизводства, от разработки и создания проекта документа, до списания в дело, включая документооборот и хранение документов;

системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System) - технологии поддержки потоков заданий (документов). Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов. Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнес-процесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический редактор маршрутов работ), а также спроектировать и организовать наиболее рациональную маршрутизацию документов в соответствии с заданной последовательностью действий (шагов) по выполнению как конкретной работы, так и систем взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута. Возможна жесткая, свободная и смешанная маршрутизация, с параллельным и последовательным выполнением работ. Системы применяются, прежде всего, для автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций. Простая автоматизация работы с документами, осуществляемая с помощью системы

WorkFlow позволяет в итоге сэкономить до половины рабочего времени на осуществление операции, особенно в учреждениях, для которых производство и обработка документов играет первостепенную роль (государственные ведомства, информационные агентства, издательства и т. д.);

¦ технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии, относят к типу GroupWare - программные системы для рабочих групп. К основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и совместного использования документов. Кроме этого, они могут осуществлять маршрутизацию документов, календарное планирование. Эффективность функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими компонентами, как развитая система защиты документов, в том числе система управления доступом к документам; система синхронизации изменений в различных БД; система обмена информацией.

Такое программное обеспечение наиболее эффективно проявляет свои возможности на базе корпоративных Internet_систем и достаточно легко интегрируется с такими естественными для групповой работы приложениями, как электронная почта, телеконференции и WorkFlow. Многие системы такого класса строятся по принципу All-in-one, когда в одной программе содержатся почти все инструменты, необходимые в настольном приложении: календарь, часы, планирование встреч и совещаний, рассылка заданий сотрудникам и контроль за их выполнением, коллективная работа над документами и поддержка версий документов, и многое другое.

Основное назначение систем WorkFlow и GroupWare - автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, причем системы поддерживают неограниченное количество работающих (ограничение только по техническим характеристикам). Однако системы класса GroupWare ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Системы класса WorkFlow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ на уровне «большой» группы исполнителей. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - автоматическое обеспечение прохождение документа по цепи исполнителей на основе заранее заданной схемы. Основное отличие WorkFlow от GroupWare - отсутствие жесткого задания схем бизнес-процессов. Системы WorkFlow и GroupWare не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга.

Такое разделение достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных систем стараются объединять все эти и еще

многие другие технологии, поэтому конкретные программные продукты сложно отнести к какой-либо одной категории.

Л.А. Сысоева, ссылаясь на аналитиков компании «IDC», выделяет также следующие категории технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами:

Системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business - process EDM). Как правило, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, которые обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ;

корпоративные системы (Enterprise-centric EDM). Они обеспечивают корпоративную структуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступной всем пользователям в организации. Отличительной особенностью корпоративных систем является способ использования и распространения информации внутри организации. Как правило, эти средства не ориентированы только на решение узко определенной задачи. Они внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей;

системы управления контентом (CMS - Content Management Systems). Они реализуют мониторинг создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов. Доступность информации не в виде документов, а в меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Значение систем управления контентом возрастает в связи с тем, что Интернет на сегодняшний день становится важнейшим инструментом ведения бизнеса, позволяющим существенно оптимизировать взаимоотношения бизнес - партнеров, и управление Web_контентом становится первостепенной задачей для повышения эффективности бизнеса. Системы управления контентом представляют собой автоматизированный

редакторский комплекс, служащий для управления содержанием и структурой Интернет-ресурса в онлайновом режиме. Ключевой составляющей программного продукта является поддержка разработки контента. Именно с разработки начинается жизненный цикл любого материала, публикуемого на сайте: ведутся работы по его созданию, редактированию и утверждению контента, а роль СМS_системы заключается в автоматизации этих процессов, поддержке совместной работы авторов, программистов и менеджеров. Помимо систем управления Web_контентом к системам класса СМS относятся системы электронного документооборота организации, использующие Web_интерфейс. Такие системы используются для оптимизации бизнес-процессов средних и крупных организаций, интегрированы с корпоративной информационной системой и позволяют создавать портальные интернет - решения, системы взаимодействия с поставщиками и сбытовой сетью;

Системы управления информацией (Information Management Systems). Такие системы обеспечивают агрегирование, управление, и доставку информации через сети Internet, Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать информацию в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Предлагаемые классификации являются примерными, их можно дополнять другими системами (например, системами управления корпоративными электронными записями, системами управления выводом и т. д.).

Таким образом, вопрос классификации автоматизированных систем делопроизводства достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В последние годы все более широкое распространение получают такие понятия как система управления знаниями, система

управления корпоративным содержанием, система управления ресурсами предприятия, система управления взаимоотношениями с клиентами и др., что отражает главную тенденцию - создание корпоративных информационных ресурсов как основы современной организации и технологии информационного обеспечения.

Так, технология управления знаниями играет все большую роль для организации с точки зрения централизованного хранения всей сетевой информации. Возможности систем управления знаниями выходят за рамки анализа и структурирования данных и охватывают все формы коллективной работы. Они позволяют следить за тем, как пользователь работает с информацией; любые ответы по электронной почте, созданные документы и сеансы поиска в Web превращаются в пассивный способ доставки сформулированных знаний. Поисковые механизмы таких систем не только находят фразы по ключевым словам, но и выводят имена авторов и тех, кто проводил поиск по определенной теме, а также предлагает способ связаться с ними. Кроме того, в результате поиска включается список пользователей, подключенных к сети в данный момент.

Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM_системы) - это системы выстраивания взаимоотношений с клиентами, инструменты для управления отношениями, для наращивания клиентской базы. Это новый подход к ведению бизнеса с абсолютной ориентацией на клиента. Функциональность такой системы охватывает маркетинг, продажи и сервис, поддержку клиентов, анализ данных, что соответствует всем стадиям привлечения клиента. Одной из важнейших задач систем этого уровня является организация взаимодействия между подразделениями маркетинга, продаж и сервисного обслуживания. С помощью подобных систем становится возможным оценить эффективность затрат на различные маркетинговые программы и акции. Более четкая организация работы

дает возможность сконцентрировать усилия на определенной целевой аудитории, управлять процессом привлечения клиентов и тесно и плодотворно взаимодействовать с отделом продаж. Внедрение системы в отделе продаж компании, в свою очередь, позволит в полной мере управлять продажами от распределения потенциальных клиентов до подготовки контрактов. Важны и вопросы хорошего послепродажного обслуживания, профессионализм и своевременность отклика на обращение клиентов: СКМ-система поможет наладить бесперебойную и качественную работу обслуживающего подразделения.

ERP_системы (Enterprise Rescourcer Planning - планирование ресурсов корпорации) - последнее достижение в эволюции автоматизированных интегрированных систем управления предприятием. Системы класса ERP позволяют поддерживать весь цикл управления - планирование, учет, контроль и регулирование - практически для всех основных функций деятельности. В первую очередь сюда относятся:

планирование производственной деятельности;

управление закупками, запасами, продажами;

управление финансами;

управление персоналом;

управление затратами;

управление проектами, программами;

проектирование продукции и технологических процессов.

Следует подчеркнуть, что все функциональные блоки ERP_системы

тесно взаимосвязаны между собой, что позволяет осуществлять действительное управление практически всеми аспектами деятельности современного предприятия.

Системы класса ЕRР не связаны с производственным процессом непосредственно, они не являются автоматизированными системами управления технологическими процессами, но имеют дело с моделью технологического процесса. Их работа состоит в улучшении деятельности предприятия, оптимизации материальных и финансовых потоков на основе вводимой на рабочих местах необходимой информации. В одной системе охватывается планирование и управление всей деятельностью производственного предприятия, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю. Как следствие, ЕRР-системы позволяют достичь согласованности работы различных подразделений, снижая при этом административные издержки и устраняя проблему интеграции данных для разных приложений. Эти системы являются инструментом повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе своевременной и достоверной информации, выдаваемой компьютером.

Обобщая изложенное выше, отмечу, что рынок программных продуктов предназначенных для автоматизации ДОУ, в настоящее время стремительно развивается. Изучение его возможно только на основе типологизации существующих автоматизированных систем делопроизводства. Однако проблема классификации программных средств автоматизации ДОУ находится, по сути, в начальной стадии разработки и требует дальнейшего изучения. Отметим, что помимо общих характеристик (наличие средств защиты документов, возможность регистрации, учета, поиска документов и др.) системы различаются по назначению, функциональным возможностям, уровню адаптации к российской традиции делопроизводства и многим другим параметрам. Наличие обоснованных критериев классификации систем автоматизации ДОУ имеет важнейшее значение на этапе выбора программного продукта.

Заключение

Создание действенной системы управления является сегодня ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий и все больше организаций понимают, что их эффективная работа, улучшение информационно-документационного обслуживания сферы управления, повышение производительности и качества работы управленческого аппарата в целом невозможны без внедрения современных технологий и специального программного обеспечения. Таким образом, эффективность управления сегодня напрямую связана с применением передовых технологий управления документами (электронным документооборотом), и недооценивать данную проблему нельзя.

В настоящей работе я попытался комплексно рассмотреть вопросы, связанные с внедрением и реализацией электронного документооборота. Были проанализированы различные аспекты этой проблематики: правовые, организационные, программно-технические и др.

Подобные документы

Делопроизводство бумажных и электронных документов. Современные системы электронного документооборота и системы автоматизации классического делопроизводства. Создание безбумажного делопроизводства в загруженных участках управленческой деятельности.

курсовая работа , добавлен 08.12.2010


Изучение организации и средств информационных технологий в делопроизводстве. Рассмотрение основных электронных офисных систем. Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства. Исследование систем управления гостиницей по документам.

курсовая работа , добавлен 30.04.2014


Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

курсовая работа , добавлен 17.07.2013


Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007


В статье рассмотрены критерии эффективности, которые позволяют с высокой степень адекватности оценить проектирования, разработку и внедрение систем документооборота. Критерии основаны на элементах формальной модели композитного документооборота.

статья , добавлен 19.04.2006


Принципы классификации управленческих информационных систем. Особенности информационных систем управления в государственных структурах. Средства автоматизации и хранения информации. Модернизация системы электронного документооборота казначейства.

дипломная работа , добавлен 20.09.2013


Принципы автоматизации делопроизводства. Принципы технологии электронного документооборота. Системы управления документооборотом на основе web-технологий. Использование электронной почты. Система корпоративного электронного архива.

курсовая работа , добавлен 17.03.2004


Принципы автоматизации и типы архитектур систем учета электронного документооборота. Бизнес-процессы в среде "1С: Предприятие 8". Структура информационной базы электронного документооборота деканата. Объекты и методы механизма бизнес-процессов.

дипломная работа , добавлен 27.06.2013


Анализ структуры и методологии CASE-средств. Методологии проектирования, используемые в CASE-средствах. Основные понятия о системах электронного документооборота, их создание с помощью CASE-средств. Объектно-ориентированное и структурное проектирование.

курсовая работа , добавлен 18.07.2014


Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

Введение

Характеристика и организационная структура ЗАО "Атомэнерго"

1 Краткая характеристика деятельности предприятия

2 Цели и задачи предприятия

3 Организационная структура ЗАО "Атомэнерго"

Принципы работы систем документооборота

Анализ рынка и обоснование выбора системы управления документооборотом

1 Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

2 Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

3 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

3.4 Обоснование выбора системы электронного документооборота

4. Внедрение системы автоматизированного документооборота "Atomdoc" на предприятии ЗАО "Атомэнерго"

1 Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач

2.Анализ бизнес-процессов предприятия

3 Краткое описание системы электронного документооборота AtomDoc

4 Внедрение СЭД AtomDoc

4.1 Архитектура системы

4.2 Структура электронного документа

4.3 Настройка установки системы

4.4 Создание сложных форм документов

4.5 Настройка связи с MS Word

4.5 Анализ результатов

Расчет эффективности внедрения СЭД

1 Вычисление расходов

5.2 Оценка эффекта

Заключение

Библиографический список

Перечень обозначений и сокращений

АИСавтоматизированная информационная системаИБинформационная базаЕК АСУТРединая корпоративная автоматизированная система управления трудовыми ресурсамиЛВСлокально - вычислительная сетьАРМавтоматизированное рабочее местоПКперсональный компьютерПОпрограммное обеспечение

Введение

включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

1. Характеристика и организационная структура ЗАО "Атомэнерго"

1.1 Краткая характеристика деятельности предприятия

Вот уже более двадцати лет действует Акционерное Общество "Атомэнерго" на рынке судовых атомных энергетических технологий. Сохранение и развитие накопленного за десятилетия производственно- технического потенциала в области атомного судостроения на основе самоорганизации комплекса производственных и проектных предприятий, разработки и предложения проектов, удовлетворяющих интересы конкретных заказчиков - такая цель была поставлена перед Обществом при подписании учредительного договора 4 декабря 1992 г. Двадцать лет работы показали правильность основных идей, положенных в основу создания общества. Опора на собственную активную деятельность на российском рынке, ориентация на реальных экономически заинтересованных в предлагаемых проектах заказчиков - на этой основе общество встало на ноги и сегодня уверенно смотрит в будущее.

В области проектирования атомных плавучих электростанций компания нашла такого заказчика в лице Концерна "Росэнергоатом", который проявил деловой интерес к концепции транспортабельной атомной энергетики средней и малой мощности и положил начало ее практической реализации.

Концерн разработал механизм внебюджетного финансирования технико-экономического обоснования и технического проекта головной атомной плавучей теплоэлектростанции мощностью 70 МВm, договор на выполнение которых компания подписала 31 января 1995 г. В этом секторе атомного судостроения общество обрело важного заказчика и делового партнера АО "Малая энергетика". Очевидно, что по тому же пути внебюджетного и инвестиционного финансирования, предстоит развивать проекты атомного ледокольного направления, которые разработаны, но пока ждут своего часа. Общество имеет потенциальных заказчиков и на внешнем рынке. Однако гарантом качества и получения прибыли должен стать российский рынок. 14 апреля 1995 г. Прошло второе собрание акционеров общества. На очереди - развитие производственной базы, увеличение уставного капитала с расширением состава акционеров, создание представительства общества в г. Нижний Новгород. Перед обществом поставлена цель поэтапного формирования финансово-промышленной группы, а также создания совместно с заказчиком акционерного общества, которое будет выступать, как собственник плавучих атомных электростанций.

Минувшие двадцать лет совместной деятельности общества с предприми-учредителями, делового сотрудничества со многими специалистами научно-исследовательских институтов и промышленных предприятий убедительно показали, как много можно сделать, действуя согласованно, соблюдая как интересы общества, так и каждого партнера.

Учредители и производственные партнеры:

ОАО "Балтийский завод"

Является одним из старейших судостроительных заводов России. Это предприятие широкого профиля, имеющее наряду с судостроением развитое машиностроение. Деятельностью завода характеризуется четырьмя направлениями: Судостроение; машиностроение; металлургия; производство товаров народного потребления.

Самые мощные в мире атомные ледоколы и научно-исследовательские корабли, крупнотоннажные танкеры и рудовозы, грузопассажирские теплоходы и атомные ракетные крейсера - такие суда сошли со стапелей завода. В настоящее время производство завода ориентировано на строительство сложных, наукоемких судов, а также судов различного класса на экспорт.

Опытное конструкторское бюро машиностроения

Это крупный конструкторский и научно-исследовательский центр, мощная производственно-технологическая база для создания атомных энергетических установок, уникальных крупномасштабных стендов, изготовления и испытания головных образцов оборудования, современное технологическое оснащение и высокая квалификация персонала, аккумуляция знаний и технологий по различным типам ядерных реакторов. ОКБМ со времени своего основания осуществляет комплексный подход к созданию своих изделий: проектирование, всестороннее исследование, отработка опытных образцов, включая технологические аспекты, передача в серийное производство на заводы, авторское сопровождение в течение всего срока службы.

ОАО "Нижегородский машиностроительный завод"

Это многопрофильное предприятие, имеющее в своем составе крупные металлургическое и механосборочное производства. Для завода характерна большая номенклатура выпускаемых изделий со значительным количеством входящих в них сборок и деталей (до 8 тысяч в одном изделии). Общая номенклатура оценивается более чем в 150 тысяч наименований. Выпускаемая заводом продукция относится к разряду сложного наукоемкого оборудования, используемого в самых разнообразных отраслях народного хозяйства. ЗАО "Нижегородский машиностроительный завод" является головным предприятием по изготовлению основного оборудования судовых реакторных установок.

ОАО "Мурманское Морское пароходство"

Является единственным в мире судовладельцем, имеющим в составе флота 7 атомных ледоколов и атомный лихтеровоз "Севморпуть", суда атомно-технологического обслуживания. Пароходство обладает богатейшим опытом по эксплуатации и обслуживанию судов с атомными энергетическими установками. Персонал, обслуживающий суда атомного флота, проходит переподготовку и повышает квалификацию в специальном учебно-тренажерном центре, которым располагает пароходство.

Ремонтно-технологическое предприятие "Атомфлот"

Является базовым предприятием по технологическому обслуживанию судов с атомными энергетическими установками. Для таких целей имеет:

·оборудованные набережные;

·производственные цеха и участки;

·специальные лаборатории;

·комплексы технологического оборудования, необходимые для выполнения работ с РУ.

Предприятие выполняет весь комплекс работ по приему, хранению и переработке жидких и твердых радиоактивных отходов, ремонту оборудования и систем атомных судов.

АООТ "Айсберг"

Является ведущим конструкторским бюро России в области атомного ледокольного флота. Наличие высококвалифицированных специалистов позволило реализовать качественную разработку проекта первого атомного ледокола "Ленин", а затем серии проектов атомных ледоколов типа "Арктика", "Россия", "50 лет Победы". Совместно с Финскими судостроителями специалисты конструкторского бюро "Айсберг" разработали проект атомного ледокола с ограниченной осадкой типа "Таймыр". Более 20 проектов, в том числе специальных судов атомно-технологического обслуживания разработано конструкторским бюро. АООТ "Айсберг" ведет последовательную работу по освоению новых направлений в области судостроения, наиболее важным из которых является проект атомного плавучего энергетического блока для АТЭС.

1.2 Цели и задачи предприятия

Миссия предприятия ЗАО "Атомэнерго"

·создание транспортабельных энергетических модулей;

·выполнение в комплексе работ, связанных с проектированием, строительством, эксплуатацией, ремонтом, перезарядкой и снятием с эксплуатации объектов судовой атомной техники;

·выполнение в комплексе работ, связанных с проектированием, строительством плавучих станций электро- и теплоснабжения с энергоисточниками, работающими на органическом топливе;

·создание атомных, дизельных и газотурбинных теплоэлектростанций;

·проектные работы для судов атомно-технологического обслуживания;

·создание средств для обращения с отработанным ядерным топливом;

·строительное проектирование;

·финансово-инвестиционные обоснования;

·разработка материалов по охране окружающей среды.

Целью предприятия ЗАО "Атомэнерго" является способствование сохранению и развитию накопленного за многие годы производственно-технического потенциала в области атомного судостроения, и использовать его в интересах потребителей и общества.

На данный момент основными задачами по развитию компании являются:

·получение государственного заказа на поставку 4 плавучих атомных тепловых энергоблоков для дальнего востока

·разработка технической документации и монтаж ядерной силовой установки для нового универсального атомного ледокола ЛК-60

·выполнение ремонта и модернизации РПКСН (Ракетный подводный крейсер стратегического назначения) К-117 "Брянск"

·открытие еще одного филиала компании в городе Североморск

·проведение саммита по безопасному использованию атомной энергии в Финляндии

·внедрение системы "SUP" с оптимизацией организационно-управленческой структуры

·Внедрение системы электронного документооборота конструкторской и технологической документации.

Исходя из целей и задач компании видно, что Атомэнерго имеет очень широкий профиль в области применения атомных технологий. К ним относятся как строительство и обслуживание атомных электростанций и реакторных установок, так и заказы от министерства обороны. При такой массе заказов, а также большому количеству партнеров общество сталкивается с проблемой быстрого и адекватного реагирования на изменения в контрактах и договорах с заказчиками. Документы, приходящие от разных компаний часто теряются, попадают в руки не к тем сотрудникам или просто приходят позже положенного срока. В связи с этими проблемами компания сталкивается с определенными трудностями и не может в срок реагировать на запросы со стороны своих деловых партнеров, тем самым рискуя потерять важный для нее заказ или вовсе потерять интерес со стороны крупных работодателей. Последнее время в связи с естественным ростом компании это одна из наиболее важных проблем, требующая скорейшего решения. В связи с практически полным отсутствием каких либо автоматических процессов в операциях отправки и получения документов на последнем заседании акционеров было принято решение о внедрении на предприятии системы электронного документооборота. Она должна решить основные проблемы с документацией и значительно ускорить работу всей компании в целом.

Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти "мелочи" становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.

Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы.

Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей.

1.3 Организационная структура ЗАО "Атомэнерго"

В компании "Атомэнерго" принята линейная структура управления. При линейной структуре каждое подразделение имеет только одного руководителя, на которого возлагаются полномочия принятия всех управленческих решений; этот руководитель подчиняется лишь вышестоящему руководителю и т. д. Другими словами, в рамках линейной организационной структуры подчиненные зависят только от своего руководителя: вышестоящий орган управления не имеет права отдавать им распоряжения без согласования с непосредственным руководителем. Линейная организационная структура обладает как преимуществами, так и недостатками.

Среди преимуществ можно отметить: 1) в основе этой системы лежит один канал коммуникации - канал между руководителем и подчиненным, а следовательно, исполнитель не должен согласовывать распоряжения, которые исходят от разных органов управления и могут вступать в противоречие друг с другом;

) богатство распоряжений, получаемых исполнителем, всеми необходимыми ресурсами;

) персональная ответственность руководителя за результаты принимаемых им решений.

Недостатки линейной структуры управления: 1) к начальнику выдвигаются слишком высокие требования, поскольку управление подразделением предполагает высокую компетентность в тех сферах деятельности, которой занимаются подчиненные;

) линейная структура на больших предприятиях приводит к книге, что менеджеры высшего уровня оказываются перегруженными: им приходится иметь дело с огромными массивами информации, вступать в контакты с большим количеством людей. Это может приводить к серьезным заминкам в принятии управленческих решений или, попросту говоря, к бюрократической волоките.

На рисунке 1.1 приведена структура управления предприятия.

Рис. 1.1. Структура предприятия.

2. Принципы работы систем документооборота

1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

Времена меняются, и на смену классическому "бумажному" делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

Сегодня состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:

·наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

·созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

·расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

·включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 2.1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей.

Рис. 2.1. Типы документов и их взаимодействие.

Электронные носители информации также могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению электронного документа (ЭД). Электронные документы зависят от технологии, формата и стандарта его создания.

Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом: простотой внесения изменений, использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте, возможностью архивации и защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, защищенный от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи. Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 2.1. Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 2.2).

Классификация информационных технологий является методологической основой выбора и использования технологии при решении задач документационного обеспечения управления.

Возможна следующая классификация информационных технологий:

по функциям обеспечения управленческой деятельности (технология подготовки текстовых документов на основе текстовых процессоров; технология подготовки презентаций на основе графических процессоров; технология подготовки табличных документов на основе использования табличных процессоров и т. д.);

История развития ИС в управлении

Таблица 2.1.

Период времениКонцепция использования информацииВид информационных системЦель использования1960-1970Подготовка отчетовУправленческие информационные системы для производственной информацииУскорение процесса подготовки отчетности1970-1980Управленческий контрольСистемы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления.Выработка наиболее рационального решения1980-2010Стратегическая информацияСтратегические информационные системы. Автоматизированные офисыВыживание и процветание организации

по типу пользовательского интерфейса (командный, графический интерфейс пользователя, интерфейс поисковых систем);

по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).

Рис. 2.2. Процессы в информационной системе.

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами (ЭУД). Организация работы с документами - это составная часть процессов управления и принятия решений, существенно влияющая на оперативность и качество управления. Документы поступают в организацию, создаются сотрудниками, передаются для согласования или исполнения из подразделения в подразделение, поступают к руководству для принятия решения или утверждения и отправляются из организации.

Число организаций, где внедрена система электронного документооборота, увеличивается, растет количество автоматизированных рабочих мест. Если ранее сферой применения систем электронного документооборота был в основном крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до небольших предприятий.

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, графические объекты и документы Web. Системы ЭУД включают:

) системы электронного документирования (делопроизводства);

) системы электронного документооборота;

) корпоративные системы электронного управления документами.

Очень многие поставщики и аналитические компании предлагают собственные системы классификации. Если положить в основу классификации роль документа в системе, то можно выделить два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System - EDMS), к другому - специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию делопроизводственных процедур.

С документами любого содержания необходимо выполнять некоторые действия: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход исполнения, накладывать резолюции. Специализированные системы (а практически все отечественные разработки в этом сегменте относятся к данному классу) как раз и предназначены для решения таких задач, например для автоматизации делопроизводственной деятельности предприятия.

Корпоративные системы управления документами - это, по сути, платформы для создания различных решений, ориентированных на обработку документов. Специализированные решения, в свою очередь, ориентированы на решение конкретных задач, таких как автоматизация традиционного отечественного делопроизводства, и внедряются они на ограниченном числе рабочих мест. При этом специализированные системы не предназначены для решения задач, связанных с содержательной частью документа.

2.2 Формы автоматизации регистрации документов

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля их перемещения с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса. Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие: - программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура "клиент /сервер"); - поддержка распределенной обработки информации; - возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур); - открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями; - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов); - возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами; - возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов); - возможности контроля за прохождением документов; - наличие системы оповещения должностных лиц; - возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса; - наличие средств регламентации доступа и криптозащиты; - наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов; - ориентированность на отечественную концепцию документооборота. С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме. Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. Компьютерная регистрация документов позволяет: - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации; - организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации: - организовать на основе базы данных информационно-справочную работу; - организовать эффективный контроль исполнения документов. Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации. После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно - справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит. В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля. Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д. Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом. При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве. Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

2.3 Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота

Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов. В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов. Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне. Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам. Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. Позволяет формировать рабочие папки пользователя. Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями. Система осуществляет контроль исполнения документов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты. Обработка и хранение собственно документов. К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол). Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке. Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки. Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.) Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов". Учет номерных документов, формирование отчетности. Распределенная обработка, отправка документов по почте.

Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки. Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе. Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе. Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам. Списание документа в дело. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи. Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников. Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей. Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра. Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю. Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.

2.4 Вопросы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота на современном этапе

документационный автоматизация делопроизводство atomdoc

Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны: Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации. . Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз. Качественный выигрыш достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов. При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это в первую очередь общий ограниченный уровень компьютеризации, ограниченное количество компьютеров и компьютерных сетей в организациях. Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей и - особенно - специалистов, отвечающих за информационные технологии), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью. В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных компаниях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с "заказными" системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем, взаимодействия между различными организациями. За рубежом проекты типа "электронного правительства" как раз связаны с экономией затрат на разработку, ввод в действие, сопровождение и взаимообмен за счет максимально унифицированных решений. И тем не менее, применение новых информационных технологий в области ДОУ позволяет относиться к делопроизводству не как к жесткому и консервативному механизму, а как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области. Автоматизированные системы ДОУ позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации делопроизводства при одновременном обеспечении централизованного учета и контроля. Вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно в пределах своей компетенции регистрировать документы и направлять их для дальнейшей работы, находясь при этом под полным контролем своих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою структуру без потери управляемости. Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем управления. В традиционной практике документы в подразделения организации, будь то локальные или удаленные, направляются от руководителя организации к руководителю подразделения до конкретных исполнителей. Это позволяет руководителю каждого уровня эффективно контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и зачастую формальные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная АС ДОУ позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, при этом руководители сохраняют полный контроль, как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением. Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная система будет работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и с самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Снимается часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест ее сотрудников. АС ДОУ позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников независимо от местонахождения их рабочих мест (конечно, при наличии линий связи). АС ДОУ позволяет обеспечить внедрение современных систем управления ресурсами предприятия. Системы управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и не хранят документов как таковых, в то время как АС ДОУ может взять на себя функции документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами. АС ДОУ создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов и т.д. Автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно-учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное хранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа элемента содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки. И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец, в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный - разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации. Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ. Зато, использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами. Эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

3. Анализ рынка и обоснование выбора системы управления документооборотом

3.1 Структура рынка программных продуктов в области ЭУД

На сегодняшний момент спектр программных продуктов, составляющих рынок систем электронного документооборота, достаточно широк. Их можно разделить на две группы:

Программные системы, построенные на платформе IBM Lotus Domino/Notes; "Босс-референт" ("АйТи"), семейство продуктов "Золушка" и DIS-Assistant (Институт развития Москвы), "ЭСКАДО" ("Интерпроком Лан"), CompanyMedia и OfficeMedia ("ИнтерТраст"), N.System ("Компьютер-Лэнд", Санкт-Петербург), "Делопроизводство" (КСК) и другие.

Программные системы, построенные на других платформах: LanDocs ("Ланит"), Optima Workflow ("Оптима"), "Дело" ("Электронные офисные системы), "1С:Документооборот" (1С), "ЕВФРАТ-документооборот" (Cognitive Technologies) и ряд других систем.

Отечественные компании, которые в качестве технологической основы используют либо реляционные базы данных (Oracle, MS SQL - "Дело" и LanDocs), либо папки MS Exchange (Optima Workflow), либо хранилища информации собственной разработки ("1С:Документооборот"), испытывают проблемы в обеспечении совместной работы над документами в территориально распределенной корпоративной среде.

3.2 Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ

Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:

· российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes: "CompanyMedia" - ИнтерТраст, "OfficeMedia" - Интертраст, "Босс-Референт" - АйТи, "Золушка НТЦ" -ИРМ, "Эксадо Интерпроком" - ЛАН;

· полностью российские разработки: "1С:Архив" - 1С, "LanDocs" - Ланит, "Optima-Workflow" - Optima, "Дело" - ЭОС, "ЕВФРАТ-Документооборот" - Cognitive Technologies, "Documentum" - Документум Сервисиз.

Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.

В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.

Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.

В современных условиях документ все возрастающую часть своего жизненного цикла существует в электронном виде. Поэтому, в дополнение к автоматизации традиционного делопроизводства, необходимы технологии электронного документооборота. Если еще несколько лет назад такие средства, как электронная почта или электронный архив, использовались в ряде организаций параллельно с системами автоматизации делопроизводства, то в настоящее время многие управленцы осознают необходимость единой интегрированной системы работы с электронными и бумажными документами.

Для обеспечения полноценного электронного документооборота необходимы определенные промышленные технологии преобразования бумажных документов в электронные (поточное сканирование), а также средства автоматической регистрации электронных документов, подготовленных с помощью текстовых редакторов, средства электронно-цифровой подписи, средства пересылки документов и другие сервисы, используемые для работы с электронными документами, распространяемыми по организации и за ее пределами.Исходя из вышесказанного, система автоматизации должна обладать открытым интерфейсом, обеспечивающим расширения и видоизменения реквизитного состава, управления маршрутизацией и создания новых или модификации существующих процедур. Наличие открытого интерфейса, обеспечит также интеграцию САДД с другими прикладными системами организации. Еще более широкие возможности для расширения функциональности системы автоматизации делопроизводства дает использование совместно с ней универсальных документоориентированных платформ, например, таких известных производителей, как Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird и другие, позволяющие, в частности, создавать документированные порталы организаций. Актуальным на сегодня требованием к системе автоматизации делопроизводства является наличие средств взаимодействия с другими системами. Электронные коммуникации снимают границы между организациями, а обмен электронными документами значительно снижает финансовые затраты на изготовление, перемещение и на возможное последующее повторное преобразование документа и его реквизитов в электронную форму. В этой связи крайне важно иметь возможность организовать электронный документооборот между территориально удаленными офисами организации, а также различных организаций друг с другом.

Из вышесказанного можно сформулировать наиболее важные требования, выдвигаемые для автоматизированной системы. Прежде всего, такая система должна:

) выполнять все задачи документационного обеспечения в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;

2) быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований;

3) обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически;

) помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа;

) быть способна к расширению по определенным компонентам, а именно по количеству технических устройств и технологий, количеству документов (объему информации), количеству пользователей;

) уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число систем автоматизации ДОУ. Эти системы характеризуются специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. В соответствии с классификацией, их можно условно разделить по следующим критериям:

) типу информации, на обработку которой ориентирована система (фактографическая или документационная);

) комплексности обхвата различных фаз жизненного цикла документа;

) набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых технологий их решения;

) степени открытости, то есть возможности наращивания функций и совместимости с иными информационными технологиями;

5) множеству иных характеристик автоматизированных систем данного функционального назначения.

Для определения стоимости автоматизированной системы необходима оценка следующих показателей: базовая стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСДОУ; стоимость работ (по обследованию организации, по установке программного обеспечения, по обучению администраторов и пользователей, по первоначальному конфигурированию системы, по модернизации системы, по техническому обслуживанию и так далее).В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является их ориентация на отечественное и на западное делопроизводство.Таким образом, учитывая все возможные приведенные требования к автоматизированной системе, позволит организации осуществить внедрение системы, полностью отвечающей требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации.Схематически различия между западной и российской технологией изображены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. Сравнение технологий

Российская технологияЗападная технологияЧетко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организацииХарактер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководствоОтслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т.д. Отсутствие централизованного (рамках всей организации) контроляВедение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управление делами, секретариатов, канцелярий.Регистрация документов производиться непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством, не создаются.

3.3 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.

Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux. В связи с этим, при установки системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.

Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны нами не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

1. "CompanyMedia", ИнтерТраст;

. "Landocs", Ланит;

. "Optima Workflow", Оптима;

4. "БОСС-Референт", АйТи;

. "Дело", Электронные Офисные Системы;

. "Documentum", Документум Сервисиз;

. "Евфрат-Документооборот", Cognitive Technologes.

То, что касается системы "Documentum", то, скорее всего, ее следовало бы сравнивать не с системами документооборота, а с платформами для их построения, например, IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite и так далее.В отдельную таблицу вошли, выработанные нами в ходе исследований, сравнительные характеристики программных возможностей САДД, поскольку знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования. Наиболее рациональными и не требующими больших затрат на специальное оборудование для установки явились системы: "CompanyMedia", "Евфрат-Документооборот" и "Босс-референт".

Далее нами предложены функциональные характеристики САДД, которые, на наш взгляд, будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства.Как показано в данном примере, все представленные системы обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы "Евфрат-Документооборот", "CompanyMedia", "Дело", "Босс-референт" и "PayDox". Приобретая систему, следует так же учитывать простоту ее внедрения и промышленной эксплуатации. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации сотрудниками, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Наиболее адаптированные под потребности организации системы доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных являются системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "CompanyMedia" и "PayDox". Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение.Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы "ЕВФРАТ-Документооборот", "Дело", "CompanyMedia" и "PayDox". Система "Дело" популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы "ЕВФРАТ-Документооборот" объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений "CompanyMedia" обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino. Система "PayDox" имеет практику внедрения во многих нефтяных и энергетических компаниях, страховых и пенсионных фондах, а также в государственных и учебных заведениях.

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей, наличие в системе дополнительного функционала может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы "Босс-Референт" и "Optima-Workflow". По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы "PayDox", "Дело", "Оптима" и "ЕВФРАТ-Документооборот".

Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. Cистемы "CompanyMedia", "Optima-Workflow", "PayDox" и "ЕВФРАТ-Документооборот" позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Следует отметить, что системы "Босс-Референт" и "CompanyMedia", реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.

3.4 Обоснование выбора системы управления документооборотом

После анализа рынка и краткого обзора популярных систем управления документооборота нам предстоит выбрать, на основе какой из них лучше всего построить свою систему и успешно внедрить ее на предприятие. Из всех описанных выше систем наша компания решила остановить свой выбор на PayDox, так как эта система является надежной, простой в установке и освоении.

Краткие характеристики системы "PayDox"

Система электронного документооборота PayDox предназначена для управления корпоративными документами и групповой работой сотрудников. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с отечественными нормами делопроизводства, поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с документами с регистрацией факта ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.

Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных задач или различных групп пользователей. Конфигурации позволяют сделать интерфейс системы или очень простым, содержащим всего несколько кнопок и пунктов меню, или более сложным, позволяющим использовать все многообразие функций PayDox.

Система PayDox успешно внедрялась в таких областях, как:

·нефтяные компании

·энергетические компании

·предприятия газовой отрасли

·металлургические предприятия

·машиностроительные предприятия

·строителные компании

·пенсионные фонды

·аудиторские компании

·страховые компании

·финансовые и инвестиционные компании

·торговые компании

·сети ресторанов и кофеен

·фармацевтические компании

·медицинские учреждения

·центры управления воздушным движением

·авиакомпании

·государственные учреждения

·высшие и средние учебные заведения

К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы - система базируется на использовании ПО Microsoft: Microsoft Internet Information Services и СУБД Microsoft SQL Server или Microsoft Access.

4. Внедрение системы автоматизированного документооборота "AtomDoc" на предприятии ЗАО "Атомэнерго"

4.1 Анализ предметной области и выявление списка решаемых задач

Прежде всего, отметим тот факт, что Атомэнерго фактически не являясь прямым производителем какой либо продукции, тем не менее, является полноценной компанией со своими потоками данных и бизнес-процессами. Основной проводимой в компании операцией является обмен документами с поставщиками и их последующее согласование, будь то финансовые документы, договора с другими компаниями или же просто техническая документация. Будучи большим экспертом в области энергетических технологий Атомэнерго часто выступает в роли посредника в вопросах связанных как с построением реакторов и последующим их монтажом, так и в роли простого консультанта или скажем партнера. Очень часто такими заказчиками и партнерами становятся иностранные фирмы, и в такие моменты способность быстро реагировать на любые изменения условий контрактов и договоров может стать решающей. Именно поэтому в последнее время специалисты в Атомэнерго все больше времени уделяют информационным технологиям, а в частности их активному участию в жизни компании. Сегодня, когда скорость перехода организаций на электронный документооборот ограничивается, пожалуй, лишь их финансовыми возможностями, важность профессионального подхода к переводу корпоративной документации на "компьютерные рельсы" переоценить сложно. Одна из самых ответственных частей этого процесса - перевод в электронный вид не только текущих бумаг, но и уже накопленных документов, количество которых у многих компаний исчисляется сотнями тысяч. Особенно это касается таких исконно "бумажных" организаций, как архивы, регистрирующие органы, библиотеки и т. д. Одной только покупкой программных продуктов вопрос не решить - необходим системный подход и грамотные специалисты, компетентные как в архивном деле, так и в современных компьютерных технологиях.Самым простым путем создания электронного архива является сканирование всего массива документов без распознавания их содержания. Главное достоинство такого подхода - простота: современные поточные сканеры способны перевести в электронный вид в короткий срок большой массив бумаг. Правда, полноценным архивом подобный набор образов назвать нельзя из-за невозможности поиска необходимого документа иначе как по названию соответствующего файла. Кроме того, такой поиск будет достаточно медленным из-за большого объема отсканированных файлов и потребует мощного оборудования. Исходя из этого рекомендуется вручную произвести сортировку образов документов по различным каталогам, соответствующим, скажем, конкретным делам, периодам или клиентам.Более эффективным является ввод набора отсканированных документов в СУБД. Для этого в соответствие каждому образу ставится так называемая "карточка документа", содержащая набор атрибутов, по которым необходимо осуществлять поиск. Процесс заполнения таких карточек, называемый индексированием, может осуществляться в ручном, автоматическом или полуавтоматическом режиме. При ручном индексировании оператор вводит в карточку данные, глядя на изображение документа, при автоматическом данные из графических образов извлекает специальная программа распознавания и самостоятельно помещает их в карточки. Полуавтоматический способ предполагает, что часть атрибутов определяется автоматически, а часть вводится вручную. Естественно, независимо от метода индексирования необходима также последующая верификация данных, которая, в свою очередь, может производиться как человеком, так и специальной программой.В третьем, идеальном случае возможен полный перевод документа в электронный вид, что значительно расширит возможности поиска, но процесс такого распознавания является очень трудоемким и дорогостоящим и в большинстве случаев не оправдывает себя с экономической точки зрения.

Целью данного дипломного проекта является разработка автоматизированной информационной системы документооборота а в частности электронного архива отчетной документации на базе предприятия ЗАО "Атомэнерго". Путем автоматизации документооборота на данном предприятии будет совершенствоваться его информационная база, на основе новых методик и подходов при этом в донном процессе будут принимать участие все сотрудники, имеющие дело с архивом, а не только проектировщик. Сделав анализ проблемной области, был выявлен ряд проблем связанных с организацией работы с документами:

·документы теряются;

·документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

·тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

·создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу

·копирование документов тратиться немало средств;

·на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволит решить все эти проблемы, а также:

·обеспечит слаженную работу всех подразделений;

·упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

·повысит оперативность доступа к информации.

·На основании вышесказанного можно сформулировать ряд задач, которые должны быть решены с помощью внедрения системы электронного документооборота:

·исследование структуры предприятия и выявление проблемы решаемой с помощью автоматизации;

·организовать централизованное хранение, поиск, пересылку сложных документов установленных форматов;

·сбор и обработка экономической информации;

·оценка экономической эффективности проекта.

Современный этап развития информационных технологий характеризуется особым вниманием к проблеме автоматизации документооборота, так как основное число компаний в нашей стране используют классическую бумажную систему. Это обусловлено тем, что встать на компьютерные рельсы некоторым либо не по карману или просто руководство не считает необходимым такой переход.В данном проекте представлен один из способов перехода от хранения документов в бумажном виде до полного перевода в электронный вид с последующим их структурированием и сохранением на носителях.

4.2 Анализ бизнес-процессов предприятия

Как мы уже говорили в начале, "Атомэнерго" является предприятием, не имеющим законченной продукции, и работающим в основном с чертежами и документацией. В связи с большим количеством партеров и заказчиков поток документов достигает огромных значений. В связи с этим возникает множество проблем, связанных с документооборотом, потому, как нынешняя система получения и обработки документов марально и технически устарела. На рис. 4.1 приведена схема пути документа, направленного заказчиком на проверку и утверждение.

Рис. 4.1. Схема документооборота до внедрения

В первую очередь следует отметить, что большинство документов отправляются на "Атомэнерго" через обычную почту. Не сложно представить, сколько понадобится времени, чтобы документ дошел до получателя из других регионов России. Особенно это касается дальнего востока, где на данный момент планируются и строятся сразу несколько важных объектов. Однако это не единственная проблема. Второй основной проблемой можно считать путаницу в документах, которая происходит после получения их компанией. Получением, регистрацией и передачей документов и планов получателю занимается секретарь. Письма приходят и сортируются по датам и срокам их исполнения, потом заносятся в базу данных в MS Excel, а потом относятся людям, которым они предназначены. При этом есть очень большой риск утерять или спутать один документ с другим, так как все вышеописанные действия проводятся одним человеком вручную. К тому же у секретаря есть и другие обязанности. После регистрации в базе проектные документы попадают к главному инженеру, задача которого проверить верность внесенных в них данных, решить поставленные задачи. После проверки документ передается генеральному директору на утверждение, либо отсеивается. Отсеиваются обычно проекты с истекшим сроком утверждения и не соответствующие каким либо критериям. Утвержденные же документы передаются обратно секретарю, который повторно регистрирует их как утвержденные или не утвержденные и отсылает обратно заказчику. Если раньше такой длительный и сложный процесс обработки данных по проектам устраивал компанию, то в настоящее время он полностью выработал себя. С каждым годом у "Атомэнерго" становится все больше партнеров и заказчиков, и поток документов увеличивается в разы. Все вышеперечисленные проблемы сказываются на скорости развития и работы компании, и поэтому заседанием акционеров было принято решение о внедрении системы электронного документооборота для скорейшего решения сложившейся проблемы.

4.3 Характеристики системы электронного документооборота AtomDoc

Система, основанная на популярной коммерческой системе документооборота PayDox, и вобрала в себя ее основные преимущества, такие как:

1.Быстрая установка и настройка системы.

2.Отсутствие дополнительного ПО. (Программа полностью построена на web технологиях).

.Относительно простое освоение, не требующее затрат на обучение.

.Внедрение системы силами самой компании и отсутствие дополнительных затрат на него.

.Наличие в программе расширенного почтового клиента, позволяющего решить проблему с почтовой пересылкой.

Значительное сокращение затраченного на все процедуры времени.

Система электронного документооборота AtomDoc предназначена для управления корпоративными документами и групповой работой сотрудников. Система включает все возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с отечественными нормами делопроизводства, поддерживает коллективную работу сотрудников с документами, включая ведение версий документов, осуществляет электронное согласование и утверждение документов, рассылку и ознакомление сотрудников с документами с регистрацией факта ознакомления сотрудника с документом, а также ориентирована на работу с платежными документами - ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и отчеты о задолженностях, контроль затрат и отчеты по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.

Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных задач или различных групп пользователей. Конфигурации позволяют сделать интерфейс системы или очень простым, содержащим всего несколько кнопок и пунктов меню, или более сложным, позволяющим использовать все многообразие функций AtomDoc. Система позволяет:

·структурировать бизнес-процессы и управлять бизнес-процессами предприятия;

·организовать коллективную работу сотрудников: создавать корпоративные дискуссионные форумы, проводить групповое обсуждение проектов и документов, формировать отчеты о проделанной работе в среде форума;

·осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных дискуссионных форумах;

·обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву - как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.

4.4 Внедрение СЭД AtomDoc

4.4.1 Архитектура системы

Система AtomDoc разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей.

Рис. 4.2. Архитектура системы

Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации.

4.4.2 Структура электронного документа

Документ в AtomDoc состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор стандартных реквизитов и несколько дополнительных реквизитов. Источник внешних данных представляет собой одну или несколько таблиц дополнительных реквизитов. Типичный пример такого документа - счет-фактура. Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

Рис. 4.3. Модель электронного документа

4.4.3 Настройка установки системы

Для инсталляции выделим для AtomDoc отдельный IP-адрес (обычно это адрес данного компьютера в корпоративной локальной сети) - программа установки попросит его ввести. Необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) включена (по умолчанию в MS Windows 2003 Server функциональность ASP отключена) (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Активация ASP

Можно отдельный IP-адрес для работы AtomDoc не выделять, а ввести в процессе инсталляции IP-адрес 127.0.0.1, в этом случае AtomDoc можно вызывать с компьютера, на котором система установлена, но нельзя будет вызывать с других компьютеров сети по IP-адресу. Перед установкой необходимо убедиться, запущен ли IIS (Internet Information Services) на нашем компьютере. Если IIS не запущен, то программа установки AtomDoc сообщит об ошибке: Runtime Error (at 75:617):Please install Microsoft IIS first. Запускаем IIS следующим образом: Пуск (Start) -> Панель управления (Control Panel) -> Программы и компоненты (Programs and Features) ->Включение и отключение компонентов Windows (Add/Remove Windows Components)", далее отметьте флажками компоненты Службы IIS и нажмите кнопку OK. (рис. 4.5)

Рис. 4.5. Настройка IIS

Позже, при возникновении необходимости подключать к AtomDoc пользователей с других компьютеров, необходимо будет в настройке web-узла AtomDoc в IIS указать реальный IP-адрес данного компьютера, отличный от 127.0.0.1, чтобы разрешить вызывать AtomDoc пользователям с других компьютеров по этому реальному IP-адресу. База данных инсталлируемой версии AtomDoc системы содержит заполненные примеры документов, справочников и бизнес-процессов для того, чтобы с работой системы можно было ознакомиться. После того как мы решим использовать систему для работы с реальными документами и справочниками, необходимо будет заменить файл базы данных системы, содержащий примеры, на такой же файл с пустой базой данных, не содержащий этих примеров - чтобы примеры, содержащиеся в инсталлированной версии, не мешали работать с реальными документами и справочниками, которые мы начнем заводить в системе.

Для этого заменим файл базы данных системы \AtomDoc \Database\AtomDocRUS.mdb, переписав его из файла \AtomDoc\Setup\AtomDocRUS.mdb нашей инсталляции AtomDoc. Также необходимо удалить все демонстрационные файлы документов из папки AtomDoc\DocFiles. Входить в систему после замены бызы данных необходимо, используя логин Admin и пароль Admin.

4.4.4 Создание сложных форм документов

Необходимо настроить системы на достаточно сложные формы документов. Будем называть сложными документами те, для которых необходимо: вести в системе большое количество реквизитов; автоматически рассчитывать часть реквизитов на основе значений других реквизитов; создавать произвольные печатные формы, содержащие реквизиты документ.

Вот перечень настроек, которые необходимо сделать, чтобы вести в системе всю информацию о таком сложном документе:

Определить и создать структуру данных, соответствующую уникальным реквизитам документа.

Для счета-фактуры это может быть следующий набор реквизитов: Продавец, - Адрес продавца, - ИНН продавца, - Грузоотправитель, - Адрес грузоотправителя, - Грузополучатель, - Адрес грузополучателя, - Покупатель, - Адрес покупателя, - ИНН покупателя, - Руководитель организации (предприятия), - Главный бухгалтер, - Итоговая сумма.

Информация о товарах/услугах: Наименование товара, - Единица измерения, - Количество, - Цена (тариф за ед. изм.) руб., - Сумма, - Налоговая ставка, - Сумма налога, руб., - Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб., - Номер строки.

Определить формулы для расчетных реквизитов документа.

Сумма = Цена (тариф за ед. изм.) руб. х Количество; Налоговая ставка=18;

Сумма налога, руб. = Сумма / 100 х Налоговая ставка; Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога, руб. = Сумма + Сумма налога, руб.

Создать печатную форму документа и определить данные для вывода.

Для счета-фактуры пример файла в формате MS Word расположен в \AtomDoc\Samples\ Счет_фактура_ExtData.doc

Создание структуры данных

Для счета-фактуры пример структуры данных расположен в самой БД AtomDoc в файле БД \AtomDoc\DataBase\AtomDocRUS.mdb

Это две таблицы: Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура - товары. В карточке каждого документа необходимо хранить две группы информации - информацию об основных реквизитах и информацию о товарах/услугах, которая является множественной. Т.е. для каждой карточки счета-фактуры будет создаваться одна запись в таблице Счет-фактура - реквизиты и произвольное количество записей в таблице Счет-фактура - товары.В каждой из этих таблиц необходимо предусмотреть поле DocID, которое обеспечит соответствие по номеру документа между стандартными карточками документов, хранимыми в стандартной таблице DOCS БД AtomDoc и дополнительными таблицами Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура - товары, созданными для хранения дополнительных реквизитов документов. Таблицы Счет-фактура - реквизиты и Счет-фактура - товары присоединяются к AtomDoc как внешний источник данных.

Таблица 4.1. Счет-фактура - товары

Формулы для расчетных реквизитов документа могут быть определены в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesOnClient.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script, исполняемы на клиенте, т.е. в процессе ввода данных пользователем в MS Internet Explorer без обращения к серверу AtomDoc.Для вывода в карточке документа необходимо также задать способ вычисления итоговых значений счета фактуры. Формулы для итоговых значений реквизитов документа могут быть определены в файле программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataCalcValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для определения формул автоматического расчета пользовательских переменных в процессе вывода записей внешнего набора данных.Рассчитанные итоговые значения счета-фактуры необходимо вывести в карточке документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserShowDocExtDataShowValues.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для вывода на экран пользовательских значений после вывода записей внешнего набора данных. Рассчитанное итоговое значения суммы и количества счета-фактуры необходимо автоматически записать в поле суммы и количества карточки документа. Это делается в файле программной настройки UserASP\UserCalculateValuesDoc.asp. Этот настроечный файл позволяет задать программный код на VB Script для автоматического расчета полей карточки документа. Вывод сформированного документа в MS Word

Для обеспечения правильного вывода сформированного документа в MS Word необходимо обеспечить соответствие указанных в документе в MS Word закладок полям стандартной карточки документа и полям внешних источников данных, связанных с документом. Для простых документов, содержащих не более одного внешнего источника данных, такое соответствие обеспечивается без использования программных настроек, только через названия закладок файла MS Word, которые должны соответствовать стандартным реквизитам карточки документа:

·полям стандартной таблицы DOCS, формат имени закладки DocField_ )

·расширенным реквизитам карточки документа из внешнего источника данных (формат имени закладки EXT_ для вывода в документ значения поля внешнего источника данных)

·полям подчиненных документов при выводе списка подчиненных документов (формат имени закладки DEP_ для вывода в документ значения поля подчиненного документа)

Использование в документе нескольких внешних источников данных, вывод в документ MS Word произвольных вычисляемых выражений и использование в документе MS Word произвольных наименований закладок требует использования программной настройки.

Каждой таблице внешнего источника данных и списку подчиненных документов должна соответствовать отдельно располагаемая таблица в документе MS Word.Такая программная настройка делается в файле программной настройки UserASP\UserMSWordBookmarkProcessing.asp. Этот настроечный файл позволяет задать соответствие между закладками документа MS Word и используемыми внешними наборами данных.

4.4.5 Настройка связи с MS Word

Если настройка связи с MS Word не произведена, то при выдаче таких документоов система будет выдавать ошибку вида: ОШИБКА при обработке MS Word/ MS Excel. Проверьте наличие MS Word/ MS Excel на сервере и настройте доступ с помощью DCOMCNFG.EXE. - 006~ASP 0177~Server.CreateObject Failed~8000401a.

Запускаем программу DCOMCNFG.EXE

Рис. 4.6. Запуск программы Component Services

Выбираем Component Services -> Computers -> My Computer -> DCOM Config

В настройках Microsoft Word Document укажите на вкладке Identity пользователя Administrator (и укажите его пароль):Добавьте во всех 3-х пунктах вкладки Security пользователя everyone (все).Приведенный пример содержит настройки доступа, предоставляющие избыточные права доступа к MS Word / MS Excel. При необходимости обеспечить большую безопасность можно уменьшить данные права доступа.

Попробуем снова вызвать документ MS Word из AtomDoc. Если ошибка повторится, следует перезагрузить Windows.

Рис. 4.7. Настройка прав доступа к документу Microsoft Word

4.5 Анализ результатов

4.5.1 Влияние системы AtomDoc на бизнес-процессы компании

Рассмотрим путь нашего документа после внедрения системы AtomDoc. На рис. 4.8 приведена схема документооборота после внедрения системы автоматизации. В данной схеме полностью отсутствуют бумажные документы, так как почта от заказчиков приходит непосредственно на электронный ящик "Атомэнерго" и сразу попадает к человеку, которому была адресована. В данном случае это главный инженер. После просмотра данных по проекту он выносит свой вердикт, и отправляет его генеральному директору на согласование. После этого документ заносится в базу данных как "готовый" и отправляется обратно заказчику, который принимает меры в зависимости от решения специалистов "Атомэнерго".

Рис. 4.8. Схема документооборота после внедрения

Сразу следует отметить количество сэкономленного времени, которое раньше уходило на отправку документов через обычную почту. Так же данная схема не нуждается в секретаре, который раньше выполнял огромную работу по сортировке и отправке писем. Уже спустя небольшой срок службы можно заметить как наша система позволяет сократить затраты времени и ресурсов предприятия в несколько раз, что является неоспоримым преимуществом учитывая большой поток документов. Таким образом система удовлетворяет основным требованиям фирмы и заставляет задуматься о дальнейшем своем развитии и интеграции в бизнес-процессы.

4.5.2 Эффективность автоматизации документооборота

Эффект от внедрения автоматизированной системы электронного документооборота складывается из двух основных частей:

Рис. 4.9. График эффективности внедрения СЭД

К первой группе эффектов относятся:

Экономия средств (благодаря использованию более дешевой технологии обработки документов в электронной форме): на расходные материалы (бумагу), на оборудование (копировально-множительную технику и др.), на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

Экономия рабочего времени сотрудников:

на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций (передача, копирование и пр.); на прохождение документов; на поиск нужных документов; на повторное использование документов.

Ко второй группе эффектов (неисчисляемых) относятся:

·Ускорение прохождения документов и предоставления услуг связано со своевременностью и оперативностью принятия решений в случаях, когда ситуация зависит от информации, содержащейся в документе. Значительно ускоряются процессы коллективной работы с документами (согласования и утверждения и т.п.);

·Оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления;

·Повышение качества работы с информацией, возможность выполнения новых типов или способов выполнения работ. С внедрением системы электронного документооборота пользователям становится доступной более широкая область применения информации документов, возрастает востребованность данных, влияющих на принятие решений, что, в свою очередь, приводит к улучшению работы организации;

·Формирование единого информационного пространства в масштабах распределенных организаций. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;

·Развитие корпоративной культуры, стимулируемое применением современных технологий для коллективной работы сотрудников и предоставляемых ими информационных и коммуникационных возможностей.

5. Расчет эффективности внедрения СЭД

5.1 Вычисление расходов

Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.

) Стоимость одной лицензии ПО. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 60, а стоимость одной лицензии ПО AtomDoc 5000 руб. Таким образом, стоимость внедрения составит 5000*60 = 300 000 руб.

) Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Стоимость техники на одного сотрудника = 35 000 руб. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры, сканеры, принтеры и т.д.). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. В нашем случае требуется дооснащение техникой на 25%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:

Дооснащение = 0,25*35 000*60 = 525 000 руб.

) Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов. У ЗАО "Атомэнерго" есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человеко-месяцев. Из них примерно 2 человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности положим, что она равна 100 000 долл. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: 5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить: 300 000+525 000+275 000=1 100 000 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Получаем расходы на сумму 1 300 000 руб.

2 Оценка эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для моей грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет значимым в общем балансе доходов и расходов) положим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N. Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на бумагу = 21*25*0,5*60 = 15 750 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. В нашем случае 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 15 000 руб. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

Экономия = 15 000*60*0,20 = 180 000 руб. в месяц.

Получаем, общую экономию за месяц равной около 195 000 руб. При расходах в 1 300 000 руб. срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.

Заключение

Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.

Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.

Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Целью данной дипломной работы являлось выявление эффективности внедрения СЭД на предприятии. Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;

большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;

избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;

бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

невозможность установления истории работы с документами;

избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Изучение понятия "системы электронного управления документами" помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, "системы электронного документирования", "системы электронного документооборота", "корпоративные системы электронного управления документами".

Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

Рассчитана эффективность внедрения СЭД на смоделированном предприятии. Таким образом, сроки окупаемости системы, даже при пессимистических прогнозах, не будут превышать двух лет.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, что говорит о многосторонней проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной тематики.

Библиографический список

Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2008. - №7. - С.57-59

Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47

Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. - 2008. - №9. - С.92-95

Корюкин Ю. // Управление компанией. - 2009. - №12. - С.63-66

Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2006.- №3- С.63-69

Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №10. - С.20-21

Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27

Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46

Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №8. - С.87-91

Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело.-2008.- №12. - С.26-28

Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.

Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43

Якобсон, И. "Локальное" решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. - 2008. - №4. - С52

Company Media [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.inttrust.ru/main/products/comp_media/

PayDox [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru

Workflow - Организация успеха [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html

БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

Дело [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций. Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения. И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов - в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

• сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
• ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60% ;
• в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
• улучшить контроль исполнительской дисциплины;
• сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
• упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД - это мнимая сложность перехода. На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы. Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

1) Постановка целей и задач автоматизации

Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2) Предпроектное обследование

Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

• провести ревизию документов;
• изучить регламенты работы с ними;
• обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
• изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
• обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
• изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
• выявить ключевые требования корпоративной среды;
• оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
• исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
• изучить процессы передачи документов в архив;
• выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3) Оптимизация делопроизводственных процессов

Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД. Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности. При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

4) Разработка проекта автоматизации документооборота

Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения. Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным. По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

5) Кастомизация типовой конфигурации

Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

6) Этап внедрения СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

• по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
• по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).

Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7) Создание электронного архива

Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8) Интеграция с другими системами

Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы. Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе. На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

Внедрение СЭД: опыт компании «Зарубежнефть-добыча Харьяга»

Цели и задачи проекта

Ситуация до старта проекта

Архитектура решения и масштаб

Результаты проекта

Краткое описание проекта

Компания «Зарубежнефть- добыча Харьяга» внедрила систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». Система позволила унифицировать процессы обработки документов делопроизводства, автоматизировать согласование договорной документации и формирование и контроля поручений. После внедрения СЭД вдвое сократилось время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов, а оперативность получения информации существенно выросла.

Заказчик

«Зарубежнефть-добыча Харьяга» входит в группу компаний «Зарубежнефть». Численность персонала компании – 350 человек. «Зарубежнефть-добыча Харьяга» является оператором Харьягинского проекта и ведет разработку 2-го и 3-го объектов Харьягинского месторождения на условиях соглашения о разделе продукции.

Цели и задачи проекта

Бизнес-цель внедрения СЭД- повышение эффективности работы сотрудников за счёт:

• повышения оперативности получения необходимой информации;
• увеличения прозрачности бизнес-процессов за счёт автоматизации процессов обработки документов в соответствии с заданными маршрутами;
• унификации процессов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов в электронном виде;
• автоматизации процесса согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;
• автоматизации процесса формирования и контроля поручений;
• упорядочения работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей;
• сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов;
• создания замкнутого контура обмена информацией за счет интеграции с существующими системами организации.

Задачи внедрения системы электронного документоборота :

1. Оптимизировать работу сотрудников.
2. Реализовать механизмы обмена данными между корпоративной системой управления нормативно-справочной и смежными системами - системой документооборта, единой учетной системой на базе решения «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом», система контроллинга казначейских операций.

Ситуация до старта проекта

«Раньше документооборот в части делопроизводства и согласования условий договоров вёлся в бумажном виде. Объединение корпоративных систем отсутствовало. Это очень затрудняло оперативный обмен данными», - рассказал заместитель начальника управления метрологии, автоматизации, связи и ИТ «Зарубежнефть-добыча Харьяга» Александр Егоров.

Ситуацию осложняло еще и то, что проект внедрения системы электронного документооборта проходил в условиях образования новой компании. До начала проекта в компании отсутствовала единая система для ведения электронного документооборота. Бизнес-процессы и регламенты по работе выстраивались и согласовывались в момент реализации проекта.

Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот». В ней реализована интеграция решения с корпоративной системой управления нормативно-справочной информацией. Так же для обеспечения единообразия данных обеспечена синхронизация справочной информации корпоративной системы управления нормативно-справочной информацией с «1С:Управление холдингом», «1С:Зарплата и управление персоналом» и системы контроллинга казначейских операций.

Через систему электронного документооборота (СЭД) осуществляется доступ к справочникам нормативно-справочной информации через подсистему удаленного управления нормативно-справочной информации. В системе возможно создание запроса на добавление нового элемента в нормативно справочной информации и его репликации в систему.

Обеспечен обмен данными между информационными системами общества в части справочников групп «Договоры», «Контрагенты», «Управленческая аналитика», «Организационно-штатная структура».

Схема интеграции системы электронного документооборота с другими продуктами

В проекте участвовали следующие обособленные и структурные подразделения:

• ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» (г. Москва);
• Обособленное подразделение ООО «Зарубежнефть-добыча Харьяга» в Республике Коми (г. Усинск);
• удаленные рабочие места, обеспечивающие складской учет на промысле – в Республика Коми (промысловые площадки).

Особенности и уникальность проекта

В ходе реализации проекта была автоматизирована деятельность обособленного подразделения «Зарубежнефть-добыча Харьяга», а также удаленных рабочих мест – без очного присутствия на рабочих местах. Особенность проекта еще и в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга.

Обучение, консультирование и поддержка сотрудников предприятия осуществлялась полностью удаленно с помощью видеосвязи, что позволило сократить затраты на реализацию проекта, не повлияв на качество оказанных услуг.

Возможности системы позволили решить вопросы автоматизации трудоемких повторяющихся операций, оперативности и прозрачности получаемой отчетности, создания единого информационного пространства в компании. Система работает с входящими и исходящими документами, с организационно-распорядительной документацией, с закупочной и договорной документацией.

Для руководителей разработан персональный интерфейс, который позволяет оптимизировать работу с поступающими задачами и документами, а также оперативно контролировать работу сотрудников. В интерфесе доработана форма «Задачи мне». При создании подзадачи на основании собственной задачи, созданная подзадача отображается на форме.

Одна из особенностей проекта в том, что систему электронного документооборота установили на самом промысле в поселке Харьяга

Реализована группировка задач по типам (исполнение, согласование), добавлено цветовой отображение новой поступившей задачи, а также префикс «Новая!». На форме задачи добавлены активные ссылки на связанные документы, на визы по документу. Доработана вкладка «Отчет о выполнении поручения» на форме задачи с возможностью сохранения хода исполнения поручения.

Кроме того, при создании системы были сделаны следующие доработки решения «1С:Документооборот»:

1. Доработка журнала регистрации договоров (универсальный отчет).
2. Разработан отчет «На контроле ЗНДХ» и «Отчет по выполненным поручениям» по контрольным поручениям генерального директора на основании документов.
3. Доработан механизм контроля исполнения поручений. Если ответственный исполнитель выполняет своё поручение и оно снимается с контроля, то у соисполнителей поручение автоматически завершается.
4. Разработан отчет о выполнении контрольных поручений от генерального директора для заместителей генерального директора.
5. Доработана команда «Вопросы деятельности». Если настройка установлена, то в разделе Нормативно-справочная информация появится команда «Вопросы деятельности», в документах появится поле «Вопрос деятельности».
6. Доработан лист согласования для внутренних и исходящих документов.
7. Разработан отчет о средней длительности согласования. Отчет формируется за заданный период, позволяет настраивать иерархию вывода информации и менять уровень группировки от заместителя генерального директора до сотрудников отдела.
8. В печатной форме протокола совещаний добавлена возможность вывода строки «Отметили».
9. В печатной форме протокола добавлено автоматическое заполнение регистрационного номера и даты из связанного внутреннего документа, а так же автоматическое заполнение реквизитов «Номер протокола» и «Дата протокола» в карточке мероприятия.
10. Доработана форма задач не принятых к исполнению. Добавлено отображение у исполнителя задач по делегированию полномочий. Форма позволяет посмотреть задачи, приходящие на роль или на конкретного исполнителя.
11. Доработана форма «Дела (тома)». Реализовано создание связи с внутренними документами с помощью реквизита «Дела постоянного хранения». Дела закрываются автоматически после согласования связанного документа.
12. Разработаны всплывающие окна о поступлении новых задач.
13. Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для заявки на закупку.
14. Разработан лист согласования в соответствии с шаблоном для дополнительного соглашения и договора.
15. Разработан лист голосования в соответствии с шаблоном для «Решения тендерного комитета».
16. Добавлена возможность настройки прав на сохранения листа результатов согласования для определенного круга пользователей в редактируемом формате.
17. В блоке «Мероприятия» доработан функционал по запуску поручений по протоколам: Настроено разграничение по запуску контрольных и неконтрольных поручений в зависимости от вида мероприятия (внутренние совещание; совещание у генерального директора).
18. Реализована возможность настройки запрета на удаление определенного шага в шаблоне комплексного процесса перед стартом.