(Кириллова Л. С.) («Налоги» (газета), 2011, N 12)
ТРАДИЦИИ И НОВАЦИИ В СИСТЕМЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ ТРУДА. КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
Л. С. КИРИЛЛОВА
Кириллова Л. С., Казанский (Приволжский) федеральный университет.
Нормы Трудового кодекса Российской Федерации <1> предусматривают документальное оформление отношений в сфере труда. Например, обязательным является составление документов при оформлении приема на работу (ст. 68 ТК РФ), при переводе на другую работу (ст. 72 ТК РФ), при прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ) и др. ——————————— <1> Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ.
Соблюдение указанных процедур отвечает интересам как работников, так и работодателей и обеспечивает нормальное развитие трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Правильно оформленные документы необходимы работнику для подтверждения трудового стажа, работы во вредных условиях, получения льгот и преимуществ и др. Работодателю же правильно выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов. Документирование отношений составляет сердцевину более широкого понятия — делопроизводства, под которым понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами <2>. Применительно к отношениям в сфере труда используется понятие «кадровое делопроизводство» — совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом <3>. ——————————— <2> Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). <3> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства в СССР и Российской Федерации: URL: www. kadrovik. ru/ modules. php? op= modload&name;= News&file;= article&sid;=10102.
Основываясь на положениях трудового законодательства и Общероссийском классификаторе управленческой документации <4>, можно дать следующую классификацию кадровой документации: ——————————— <4> ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299).
1) документация по приему на работу — трудовой договор, приказ о приеме на работу; 2) документация по переводу на другую работу — соглашение о переводе на другую работу, заявление о переводе на другую работу, приказ о переводе; 3) документация по увольнению с работы — заявление об увольнении, приказ об увольнении; 4) документация по оформлению отпусков — заявление о предоставлении отпуска, график отпусков, приказ о предоставлении отпуска; 5) документация по оформлению поощрений — представление о поощрении, приказ о поощрении; 6) документация по оформлению дисциплинарных взысканий — письменное объяснение о совершении дисциплинарного проступка, приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания. Таким образом, кадровые документы многообразны и фиксируют все юридически значимые для трудовых отношений факты. Однако на многих предприятиях работа с кадровой документацией часто базируется на неписаных традиционных правилах, передающихся от одного поколения кадровиков к другому. Работники кадровых служб не имеют времени, возможности, знаний, а иногда и желания задумываться над последствиями неправильного оформления кадровых документов <5>. А ведь эти последствия часто имеют правовой характер и могут привести к недействительности той или иной процедуры. ——————————— <5> Мурнина И. Новый стандарт обязателен для кадровой документации // Кадровое дело. 2003. N 6.
В системе кадрового делопроизводства часто совершаются следующие ошибки: отсутствие кадровых документов, наличие которых обязательно в соответствии с трудовым законодательством (графики отпусков, штатные расписания и др.), либо их несоответствие требованиям закона; игнорирование унифицированных форм <6>; неверный выбор способа оформления трудовых отношений; несоблюдение правил архивации документов. ——————————— <6> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда. 2004. N 5.
Халатное отношение к кадровому делопроизводству во многом объясняется правовым незнанием, являющимся следствием отсутствия единого нормативного правового акта, который смог бы регламентировать все кадровые процедуры, устранив имеющиеся на практике разночтения и пробелы в оформлении отношений в сфере труда. В настоящий момент нормативную базу кадрового делопроизводства, помимо Трудового кодекса РФ, составляют Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также ГОСТы и акты, принятые отраслевыми министерствами и ведомствами. Анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы были приняты и продолжают действовать нормативные правовые и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные аспекты кадрового делопроизводства <7>. Остаются не решенными важные для трудовых отношений вопросы (например, правильное оформление отзыва работника из отпуска, изменение совместительства на основную работу, использование факсимильной подписи, форма и реквизиты докладной, объяснительной, служебной записок, уведомительных актов). ——————————— <7> Роль, значение и развитие кадрового делопроизводства…
По этой причине инициативной группой при Комитете Государственной Думы по труду и социальной политике было предложено составить проект Закона с рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда», к предмету правового регулирования которого отнесены система кадрового учета, документирование основных этапов реализации трудового отношения, организация кадрового делопроизводства <8>. ——————————— <8> Концепция и примерная структура проекта Федерального закона «О документировании отношений в сфере труда» // URL: www. kadrovik. ru/ modules. php? op= modload&name;= News&file;= article&sid;=10102.
Инициаторы предлагают отразить в законопроекте такие вопросы, как: — определение основных «кадровых» понятий — служба кадров, учет кадров, кадровое делопроизводство, объем документооборота кадровой документации; — статус службы кадров, ее задачи, принципы деятельности, основные полномочия; — определение перечня документов, применение которых обязательно при оформлении отношений в сфере труда (локальных нормативных актов, организационно-распорядительных, информационных документов, документов по учету личного состава, в том числе и унифицированных); — установление обязательных реквизитов документов, при наличии которых они будут иметь юридическую силу, а также вопросы использования печатей и штампов работодателя; — перечень обязательных локальных нормативных актов, порядок их разработки, согласования, утверждения, ознакомления, внесения изменений; — учет и регистрация кадровых документов, их систематизация и контроль за исполнением; — хранение и архивация кадровых документов. Важно, что инициаторы учли «компьютеризацию» общественных отношений и стремление представителей крупного, среднего и малого бизнеса к оптимизации протекающих внутри компаний процедур путем ведения электронного документооборота в целях сокращения финансовых и временных издержек на оформление документов. Предлагается отразить в законопроекте статус электронного «кадрового» документа, порядок его создания, подписания и хранения, обязательные реквизиты и возможности использования вместо бумажного носителя. Для этого необходимо учесть положения Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также положения ГОСТ Р 53898-10 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», утвержденного 26.10.2010 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии <9>. ——————————— <9> URL: http:// www. pk6.eos. ru/ upload/ pk6/ Pr_GOSTR_OR. pdf.
Проблема регулирования документирования отношений в сфере труда является актуальной и требующей рассмотрения; своевременное формирование кадровых документов, их фиксация, использование и хранение требуют регламентации на законодательном уровне. Нормотворчество в области кадрового делопроизводства должно способствовать устранению многочисленных противоречивых толкований специалистами по трудовому праву, юрисконсультами организаций, кадровиками-практиками, инспекторами по труду и судьями вопросов, связанных с кадровой документацией. При этом необходимо учитывать как положительные «традиции» советских разработчиков унифицированных форм и работников служб кадров, так и «новации» общественных отношений и стремление к освобождению от бумажной работы посредством введения электронного документооборота.
——————————————————————
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО В ОБЛАСТИ ТРУДА И ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
Основным законодательным актом, регулирующим трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения на федеральном уровне, является . Трудовой кодекс является кодифицированным федеральным законом. Согласно статье 5 Трудового кодекса РФ, нормы трудового права, содержащиеся в иных федеральных законах, должны соответствовать Трудовому кодексу РФ. В случае противоречий между Трудовым кодексом РФ и иным федеральным законом, содержащим нормы трудового права, применяется Трудовой кодекс РФ. Если вновь принятый федеральный закон, содержащий нормы трудового права, противоречит Трудовому кодексу РФ, то этот федеральный закон применяется при условии внесения соответствующих изменений в Трудовой кодекс РФ. Таким образом, Трудовой кодекс занимает особое, приоритетное положение в системе федерального трудового законодательства.
Конституции Российской Федерации. Это следует как из текста Конституции РФ, так и из текста самого Трудового кодекса РФ. Также Трудовым кодексом РФ установлено (статья 5), что регулирование трудовых отношений осуществляется в соответствии с федеральными конституционными законами, а Конституция РФ закрепляет положение, соглавно которому федеральные законы (в том числе и Трудвовй кодекс РФ) не могут противоречить федеральным конституционным законам. Кроме того, и Конституция РФ, и сам Трудовой кодекс РФ устанавливают приоритет общепризнанных принципов и норм международного права и международных договоров Российской Федерации над российским трудовым законодательством.
Кроме того, следует иметь в виду, что Федеральный закон от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации", следуя соответствующим положениям Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и Федерального закона от 8 января 1998 г. N 8-ФЗ "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации" , отказался от приоритета Трудового кодекса РФ при регулировании служебных отношений государственных и муниципальных гражданских служащих, к которым трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, применяются субсидиарно.
К законодательным актам федерального уровня, содержащим нормы трудового права, относятся следующие:
От 19.04.1991 N 1032-1 определяет правовые, экономические и организационные основы государственной политики содействия занятости населения, в том числе гарантии государства по реализации конституционных прав граждан Российской Федерации на труд и социальную защиту от безработицы.
От 12.01.1996 N 10-ФЗ устанавливает правовые основы создания профсоюзов, их права и гарантии деятельности, регулирует отношения профсоюзов с органами государственной власти, органами местного самоуправления, работодателями, их объединениями (союзами, ассоциациями), другими общественными объединениями, юридическими лицами и гражданами. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, профессиональные союзы выступают стороной в отношениях социального партнерства в сфере труда в качестве представителей работников.
Сторонами социального партнерства, согласно статье 25 Трудового кодекса РФ, являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей. Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством. Представителями работников, как упоминалось выше, являются профессиональные союзы, а также их объединения, иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских, межрегиональных профсоюзов, или иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Интересы работодателя при проведении коллективных переговоров, заключении или изменении коллективного договора (о коллективных договорах см. раздел меню ), а также при рассмотрении и разрешении коллективных трудовых споров работников с работодателем представляют руководитель организации, работодатель - индивидуальный предприниматель (лично) или уполномоченные ими лица. При проведении коллективных переговоров, заключении или изменении соглашений (о соглашениях см. раздел меню ), разрешении коллективных трудовых споров по поводу их заключения или изменения, а также при формировании и осуществлении деятельности комиссий по регулированию социально-трудовых отношений интересы работодателей представляют соответствующие объединения работодателей. Особенности правового положения объединения работодателей устанавливаются . Данный закон не направлен на регулирование трудовых и непосредственно связанных с ними отношений, он определяет правовое положение одной из сторон социального партнерства в сфере труда - объединений работодателей - некоммерческих организаций, объединяющих на добровольной основе работодателей для представительства интересов и защиты прав своих членов во взаимоотношениях с профсоюзами, органами государственной власти и органами местного самоуправления.
Согласно статье 35 Трудового кодекса РФ, для обеспечения регулирования социально-трудовых отношений, ведения коллективных переговоров и подготовки проектов коллективных договоров, соглашений, заключения коллективных договоров, соглашений, а также для организации контроля за их выполнением на всех уровнях на равноправной основе по решению сторон образуются комиссии из наделенных необходимыми полномочиями представителей сторон. На федеральном уровне образуется постоянно действующая Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений, деятельность которой осуществляется в соответствии с . Членами Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений являются представители общероссийских объединений профсоюзов, общероссийских объединений работодателей, Правительства Российской Федерации.
Определяет государственную политику в области социальной защиты инвалидов в Российской Федерации и содержит статьи, предусматривающие гарантии трудовой занятости и обеспечения условий труда инвалидов.
Определяет правовое положение иностранных граждан в Российской Федерации, а также регулирует отношения между иностранными гражданами, с одной стороны, и органами государственной власти, органами местного самоуправления, должностными лицами указанных органов, с другой стороны, возникающие в связи с пребыванием (проживанием) иностранных граждан в Российской Федерации и осуществлением ими на территории Российской Федерации трудовой, предпринимательской и иной деятельности.
Закон РФ "О коллективных договорах и соглашениях" от 11.03.1992 № 2490-1 и Федеральные законы "О порядке разрешения коллективных трудовых споров" от 23.11.1995 № 175-ФЗ и "Об основах охраны труда в Российской Федерации" от 17.07.1999 № 181‑ФЗ с 1 февраля 2002 года, т.е. с даты введения в действие Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001, применялись в части, не противоречащей ему (статья 423 Трудового кодекса РФ), и утратили силу в связи с принятием Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации", вступившего в силу по истечении 90 дней после дня его официального опубликования (опубликован в "Собрании законодательства РФ" - 03.07.2006, в "Российской газете" - 07.07.2006). В настоящее время отношения, регулировавшиеся указанными утратившими силу законодательными актами, регулируются Трудовым кодексом РФ.
Административная и уголовная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлена соответственно статьями и .
Пункт 16, проект федерального закона "О документировании информации и
документообороте". Доклад депутата Государственной Думы Анбяра Арифулловича
Кармеева, и он же выступит с содокладом от комитета.
КАРМЕЕВ А. А. Уважаемый Олег Викторович, уважаемые коллеги! Подготовка
данного проекта федерального закона шла в условиях формирования правового
государства и гражданского общества, широкомасштабной информатизации
государственного управления, когда остро встаёт вопрос о необходимости
упорядочения правовых норм в области документирования и документационного
обеспечения деятельности органов государственного управления и организаций. В
этой связи основной целью законопроекта является комплексное регулирование
отношений в сфере создания, обработки, обмена документированной информацией,
её хранения и поиска на стадиях активного влияния документа на все сферы
жизни общества, в процессе подготовки и перевода документов в стадию
накопления и использования знаний и опыта в форме государственного хранения
как национального достояния.
Предлагаемый законопроект определяет основные требования к документам,
системам документации и регулирует правоотношения в сфере
документообразования, документирования и документооборота. Все эти проблемы
сегодня актуальны, и предметом регулирования законопроекта являются
отношения, возникающие в сфере документирования информации, документооборота
и документационного обеспечения, управленческие документы, создающиеся и
используемые в деятельности органов государственной власти, местного
самоуправления и организаций независимо от их организационной формы и формы
собственности, документационные процессы, а также документируемые отношения
граждан с органами государственной власти, местного самоуправления и
организациями.
В связи с этим в ходе подготовки данного законопроекта мы с рабочей группой
пришли к выводу, что необходимо существенно доработать данный законопроект.
Он был рассмотрен в Комитете Государственной Думы по информационной политике,
отмечалась его актуальность и востребованность временем, однако и комитет
считает, что данный законопроект нуждается в дальнейшей доработке. Комитет по
информационной политике предлагает отклонить законопроект в первом чтении.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ. Уважаемые коллеги, есть ли к докладчику и содокладчику
вопросы? Нет.
Присаживайтесь, пожалуйста.
Есть ли желающие выступить? Нет. Мнение комитета вы слышали, оно
документировании информации и документообороте". Комитет против.
Кто без карточки?
Покажите результаты.
Воздержалось 0 чел.0,0%
Результат: не принято
Правовые основы документирования трудовых отношений. Обязательность документирования работы с кадрами. Практика применения Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ в части, касающейся государственного контроля и надзора за соблюдением законодательства в области документирования работы с кадрами. Подготовка проекта Федерального закона «О документировании отношений в сфере труда». Локальные нормативные акты: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и др.
Документирование приема на работу. Трудовой договор: обязательные и дополнительные условия труда. Приказ о приеме на работу. Трудовая книжка. Документы личного дела. Учетные документы. Документирование процедуры фактического допущения к работе. Письменный отказ в приеме на работу: обязательность составления, правильность оформления, обжалование в суде и пр. Документирование перевода на другую работу. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Приказ о переводе на другую работу. Состав документов в зависимости от вида перевода (постоянный, временный)
Документирование рабочего времени и времени отдыха. Табель учета рабочего времени. Графики сменности. Приказы о привлечении: к сверхурочной работе, к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. График отпусков. Приказы: о предоставлении отпуска; об отзыве из отпуска. Записка-расчет о предоставлении отпуска
Документирование изменений кадрового состава и должностных обязанностей работников: положения о структурных подразделениях; должностные инструкции; штатное расписание и другие документы
Документирование прекращения трудового договора. Заявление работника. Документы, служащие основанием для принятия решения об увольнении работника по инициативе работодателя (докладные записки, акты о нарушениях трудовой дисциплины, протоколы, уведомления). Приказ о прекращении трудового договора. Записка-расчет и другие документы. Порядок придания юридической силы кадровым документам. Типичные ошибки при документировании трудовых отношений: анализ, профилактика, исправление
СЕМИНАР ПРОВОДЯТ:
Валентина Ивановна Андреева - к.и.н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, член Комитета по трудовому законодательству Национального союза кадровиков
Стоимость участия :
Регистрационный взнос составляет 14 300 руб. НДС не взимается.
Оплата регистрационного взноса обеспечивает: обеды, кофе-паузы, комплект раздаточных материалов. При оплате до 25 января СПЕЦИАЛЬНАЯ ЦЕНА
10 000 руб.
Законопроект под рабочим названием «О документировании отношений в сфере труда», который некоторым известен, как законопроект о кадровом учете, начали разрабатывать в 2009 году. Его написанием занималась рабочая группа при Комитете Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов, в которую вошли эксперты в области трудового права.
Концепция и примерная структура проекта федерального закона появилась в сети довольно быстро. Еще сырой документ предлагался на обсуждение кадровикам: каждый мог высказать свою позицию, оставить свое предложение, порекомендовать поправку или конкретную формулировку.
О чем документ
Как объяснял один из членов рабочей группы, в 2009 году заместитель руководителя аппарата думского Комитета по труду Александр Леонов , идея написать проект возникла после многочисленных жалоб кадровиков о том, что закон о бухучете для бухгалтеров имеется, а о кадровом учете для них - отсутствует. В инициативном порядке и появилась идея написать такой закон.
Главная цель документа - урегулировать основные вопросы ведения учета кадров, а также создания, ведения, систематизации, хранения кадровой документации, в том числе с учетом обеспечения сохранности и ограничения доступа к персональным данным работников. Иными словами, предлагалось, чтобы один единый закон стал своеобразным кодексом для кадровиков.
Разработчики предлагали следующие главы:
Общие положения (цели и задачи, сфера действия, основные понятия, документирование отношений, принципы деятельности)
Организация кадровой работы (служба кадров, ее структура, права и обязанности)
Учет кадров (объекты и задачи учета кадров, требования к ведению учета кадров, организация учета кадров у различных работодателей)
Документирование отношений в сфере труда (виды, содержание, реквизиты и удостоверение первичных учетных документов, обязательность применения унифицированных форм, особенности документирования трудовых отношений с отдельными категориями работников, порядок использования печатей и штампов работодателя, ЛНА, трудовые книжки, должностные инструкции)
Кадровое делопроизводство (нормативно-правовая база, обязательность регистрации кадровых документов, регистрационные формы (журналы и книги), ведение контроля исполнения кадровых документов, хранение и передача документов в архив, порядок рассмотрения письменных и устных обращений сотрудников)
Архив работодателя и передача документов на хранение в государственный или муниципальный архив при ликвидации или прекращении деятельности работодателя
Ответственность за нарушение законодательства
Заключительные положения
Те, кто читал проект, разошлись во мнениях. Одни говорили, что в таком варианте закон во многом дублирует , поэтому он не нужен. Другие полагали, что идея собрать воедино все правила оформления кадровой документации весьма полезна и удобна, но не поддерживали инициативу создать отдельные кадровые службы на небольших предприятиях или у ИП.
Вы можете самостоятельно ознакомиться с предварительным текстом документа и посмотреть, что именно предлагалось.
Концепция и примерная структура проекта федерального закона «О документировании отношений в сфере труда»
Кадровики вне закона
Несмотря на то, что многие компании продолжают проводить семинары на тему нового законопроекта, Клубу ТК удалось выяснить, что его разработка не просто заморожена, но вовсе снята с повестки Госдумы. Как уточнила управляющий партнер юридической фирмы «Касенов и партнеры» Екатерина Касенова , дальше концепции проекта ФЗ авторы так и не продвинулись. Из списка готовящихся законопроектов Госдумы этот документ тоже исчез. Более того, при думском Комитете по труду, социальной политике и делам ветеранов официально уже не значится рабочая группа, которая создавалась для разработки закона о кадровом учете. Скорее всего, ее расформировали, и уже никакая работа не ведется.
Почему именно перестали разрабатывать документ, официального ответа наша редакция не получила. Возможно, чиновники решили, что он уже не актуален. Так или иначе, до 2021 года, когда будет избираться новый состав Госдумы, кадровики могут не беспокоиться - нового закона о кадровом учете у них не будет.
