Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• поздравительное письмо;
• информационное письмо;
• и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

В практике делового общения особое место придается соблюдению норм и правил речевого этикета в письмах различного содержания. Речевой этикет делового письма является проявлением культуры адресанта.

Вступительное обращение и заключительная форма вежливости представляют собой общепринятые стандартные формулы.

Вступительное обращение - это способ привлечения внимания адресата, установления контакта с ним.

В практике отечественной переписки до недавнего времени обращение традиционно использовалось в письмах полуофи­циального характера; в письмах-приглашениях, адресуемых конкретным лицам (заслуженным деятелям науки, искусства, культуры, депутатам, лицам, занимающим высокое общест­венное положение, и др.) или группе лиц, связанных до роду своей деятельности; в коммерческой корреспонденции. В со­временных служебных письмах роль обращения возросла, оно используется в тех случаях, когда ситуация требует непосред­ственного обращения к должностному лицу или лицам.

Обращение помещается отдельной строкой по центру. Восклицательный знак придает письму эмоциональный ха­рактер, указывает на особое значение, придаваемое автором со­держанию излагаемого вопроса.

При обращении к адресату следует принимать во внимание его служебное положение, сферу деятельности, характер взаи­моотношений между сторонами, цель письма и пр.

Если письмо направляют в адрес учреждения, организации, предприятия, компании или адресуют должностному лицу, имя, фамилия и пол которого не известны, то общепринятыми обращениями являются следующие:

- Уважаемые господа!

- Господа!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

- Уважаемые коллеги!

- Дорогие коллеги!

Для русского речевого этикета нивелирование полов - характерная черта, поскольку до 1917 г. женщин на государственной службе практически не было, а в советский период распространенным было бесполое обращение “товарищ” (тов. Иванова Н. С.). В последние годы при адресовании письма должностному лицу женского пола используется существительное мужского рода (следователь, генеральный директор заведующий и т. д.).

Если получателем письма является особо важная персона: высокое должностное лицо (губернатор, мэр), заслуженный деятель науки и культуры, известный общественный деятель, президент (предсе­датель) общества, кампании, фирмы и др., то используют обращения:

- Глубокоуважаемый Алексей Петрович!

- Многоуважаемый Павел Анатольевич!

Возможно обращение с указанием должности и без фа­милии:

- Уважаемый господин Министр!

- Уважаемый господин Губернатор!

- Уважаемый господин Депутат!

- Уважаемый господин издатель!

- Уважаемый господин председатель!

При обращении к лицу, имеющему звание, можно исполь­зовать следующий вариант:

- Уважаемый доктор!

- Уважаемый профессор!

Авторам писем следует иметь в виду, что сегодня как ни­когда важно личностное обращение, которое вызывает у адре­сата повышенный интерес к письму, свидетельствует о внима­нии и уважении отправителя к деловому партнеру.

Включение в формулу обращения фамилии адресата при­дает тексту документа вежливо-официальный характер. Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то оно приобретает несколько личный характер. Обращение по имени и отчеству допускается в письме-приглашении, письме-сообщении, письме-благодарности и некоторых других. Эти различия обусловлены традициями русской речевой культуры:

- Глубокоуважаемый господин Петров!

- Глубокоуважаемая госпожа Петрова!

- Многоуважаемый господин Смирнов!

- Многоуважаемая госпожа Демина!

- Уважаемый господин Горский!

- Уважаемая госпожа Пронина!

- Господин Мартынов.

- Уважаемый Дмитрий Иванович!

- Уважаемая Ксения Петровна!

-Игорь Константинович, ...

Заключительная форма вежливости завершает основной текст, помещается с правой стороны на одной вертикали с датой, расположенной наверху, и отделяется от текста письма двумя-тремя интервалами. В конце заключительной формулы вежливо­сти, как правило, ставится запятая, но допустимо и ее отсутствие. Реквизит “Подпись” (наименование должности лица, подписав­шего документ, личная подпись и ее расшифровка) проставля­ется ниже заключительной формулы вежливости в соответст­вии с ГОСТ Р 6.30-97. В письмах, оформленных на должност­ных бланках (а также в некоторых письмах частного характера), наименование должности и расшифровка подписи не ставятся.

В деловой переписке существует несколько вариантов за­ключительной формулы вежливости. Если письмо начинается с фразы: Уважаемый господин ..., то оно должно заканчивать­ся фразой: С уважением, ...

В поздравительных и благодарственных письмах, в пись­мах, имеющих личный характер, используются следующие языковые формулы:

- Искренне Ваш (а); ...

- Искренне Ваши,...

- С нauлучшuмu пожеланиями, ...

- С наилучшими пожеланиями и приветом, ...

-С сердечным приветом, ...

- С сердечным приветом и пожеланиями, ...

-С благодарностью . Ваш ...

- С дружественным приветом, ...

- С дружеским приветом, ...

- Наши наилучшие пожелания г-ну (имя).

В реальной ситуации отправитель должен руководствоваться не только стандартом, но и правилами хорошего тона.

В письмах малознакомым людям или деловым партнера следует использовать официальные формулировки:

- С уважением, ...

- С благодарностью и уважением, ...

- С глубоким уважением, ..

ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ

Как правило, такие письма имеют персональную адресацию.

Слова благодарности уместны как в начале, так и в конце письма. Письмо с выражением благодарности может быть различным по содержанию, например: письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-ответ на приглашение, сопроводительное письмо, письмо-запрос и т. д. При выборе той или иной формулировки для выражения благодарности следует принимать во внимание характер деловых и личностных отношений между отправителем и получателем письма.

В начале письма можно засвидетельствовать свое уваже­ние, почтительное отношение к адресату, признание его за­слуг, положительную оценку ума делового партнера и т. п. или выразить благодарность за полученную корреспонденцию:

-Очень любезно с Вашей стороны ...

- Я высоко ценю Вашу доброту...

- Признавая и по достоинству оценивая Ваш вклад в...

- Мы были счастливы, получив...

- Это письмо - выражение глубокой благодарности (при­знательности) ...

- Подтверждаем с благодарностью получение Вашего заказа на...

- Большое спасибо за факс от...

- Благодарим за каталог, который мы получили...

- Благодарим Вас за Ваше письмо от...

- Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) бла­годарность за...

-Хочу выразить мою глубокую благодарность за...

-Я (искренне) благодарен за Ваш...

- Позвольте выразить признательность за участие в...

- Позвольте Вас поблагодарить за...

- Разрешите выразить Вам благодарность (признательности)

- Мы признательны Вам за то, что...

- Выражаем благодарность от имени...

- Благодарю Вас за участие...

В конце письма также можно еще раз употребить слова благодарности, выразить надежду на получение скорого ответа, на продолжение сотрудничества, на возможные перспективы деловых отношений и т. д.:

С благодарностью за Ваш интерес к этому делу, остаюсь, ...

- Заранее благодарю Вас за содействие, остаюсь, Ваш...

- Я буду (мы будем) очень благодарен (благодарны) за скорый (срочный) ответ.

- Мы были бы очень признательны (благодарны), если бы Вы ответили при первой возможности.

- Большое спасибо за Ваше (доброе) содействие.

- Ваше содействие в этом деле будет по достоинству оценено.

- С сердечным приветом и благодарностью за Ваше ее действие (терпение) в этом деле.

- Я искренне ценю Ваше терпение и продолжающийс. интерес.

- Ждем Вашего любезного ответа.

С наилучшими пожеланиями и уверенностью в развитии взаимо­выгодного сотрудничества...

ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ

Письмо-поздравление является доказательством доброго расположения отправителя к адресату

Поздравления и пожелания чаще всего являются основным аспектом письма, открытки, телеграммы, но могу представлять собой и часть многоаспектного письма. В таком случае слова поздравления и пожелания располагаются как правило, после обращения и приветствия.

Для писем, которые пишутся и отправляются задолго до знаменательной даты, возможно размещение поздравления в конце письма.

В официальных поздравительных письмах наиболее употребительными являются формулы:

разрешите поздравить Вас;

позвольте поздравить Вас;

примите мои (наши) поздравления.

Примите наши поздравления		с новым назначением. с Новым годом и приближающимся Рождеством. с Вашим юбилеем.
Приветствуем Вас		по случаю национального праздника. по случаю Вашего юбилея. в связи с открытием международной конференции.
По случаю	избрания Вас на пост …			разрешите (позвольте) поздравить….
По поводу	успешной защиты Вашей диссертации			примите мои (наши) поздравления…
Разрешите Позвольте	пожелать			Вам больших успехов, здоровья, благополучия, счастья… Вам успеха в осуществлении Ваших планов
Примите наши (искренние. теплые, сердечные и т. д.) пожелания			новых успехов. больших достижений. здоровья, исполнения надежд (желаний)

ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ

Письмо-приглашение может быть адресовано как конкретному лицу или нескольким лицам, так и учреждениям. Приглашение конкретному лицу следует ее составлять с учетом статуса адресата, характера взаимоотношений между сторонами, а также степени официальности проводимого мероприятия.

Наиболее распространенными в деловой переписке являются выражения со словами: разрешите пригласить; позвольте пригласить .

Нейтральные по стилю выражения подчеркивают заинте­ресованность приглашающей стороны. Такие выражения носят еще характер обсуждения, то есть одностороннего приглаше­ния без согласия второй стороны. В том случае, когда и вторая сторона согласна, высылается уже официальное приглашение.

- Мы были бы рады видеть Вас на ...

- Мы будем весьма признательны Вам за участие в ...

-Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли при­нять наше приглашение на ...

В том случае, когда инициатором приглашения выступы вторая сторона (Мы хотели бы принять участие в Вашем совещании), в ответном письме-приглашении уместны выражения:

- Мы с (большой) радостью примем (встретим) Ваших представителей (Вашу делегацию).

- Мы рады пригласить Вас ...

- Мы согласны принять Вашу делегацию ...

- Мы можем принять Ваших представителей.

- Мы не возражаем против Вашего участия в совещании.

- Со своей стороны мы (с радостью) готовы принять (пригласить, встретить) Ваших представителей.

Если первая сторона особо заинтересована в согласии, то после собственно пригласительных фраз употребляются выражения:

- Мы надеемся, что Вы примете наше приглашение.

- Нам хотелось бы надеяться на Ваше согласие.

- Мы выражаем надежду, что Вы примите наше приглашение (предложение).

ПИСЬМО-ИЗВИНЕНИЕ

Общепринятыми формулами выражения сожаления являются следующие:

-К сожалению, ...

- К нашему большому сожалению, ...

- К моему великому сожалению, ...

- С сожалением ...

- Мы очень сожалеем ...

- Нам чрезвычайно жаль ...

- Я очень сожалею, что ...

- Я с сожалением узнал из Вашего письма, что ...

- Сожалею ...

Выразить сожаление по поводу несостоявшейся сделки, просроченной оплаты, задержки в доставке заказанного то­вара и т. д. бывает недостаточно для того, чтобы между обеими сторонами сохранились добрые отношения и воз­можность дальнейшего успешного сотрудничества, поэтому правилами делового этикета рекомендуется принести свои извинения за причиненные неудобства. Извинения в пись­мах могут сопровождать просьбы (Извините, что обраща­юсь к Вам с просьбой ), отказы (Извините, но, к сожалению, Вашу просьбу мы выполнить не можем) и т. п.

Типичными и наиболее употребительными формулами из­винения являются следующие:

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо материальных ценностей; документе не имеющих адресующей части; документов, требующие дополнительного разъяснения. Сопроводительные письма необходимы и в тех случаях, когда отправляемые документы включают несколько листов. В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа и цель его направления, срок исполнения, объясняется причина задержки и т.д.

- В ответ на Ваше письмо от... (на Ваш запрос, на Вашу просьбу) Ссылаясь на Ваше (наше) письмо от... (на Ваш запрос, на нашу договоренность, на наш телефонный разговор), ... Согласно Вашей просьбе Согласно нашей договоренности В соответствии с дополнительным протоколом на... год (с нашей договоренностью, с Вашей просьбой) На основании дополнительного протокола на... год (Вашей просьбы, нашей договоренности) В связи с Вашей просьбой (нашей договоренностью) В подтверждение нашей договоренности (нашего телефонного разговора)				направляем высылаем посылаем препровождаем
Направляем Посылаем Высылаем Препровождаем Возвращаем			в приложении... с этим письмом... отдельным пакетом... заказной бандеролью... сегодняшней почтой... почтовой посылкой... отдельной почтовой посылкой...
С удовольствием		направляем посылаем высылаем препровождаем
Мы рады В приложении При этом В связи с этим Одновременно		направить препроводить направляем посылаем высылаем препровождаем направляются посылаются высылаются препровождаются

- (Мы) прилагаем...

- Направляем заявку на ...

- Высылаем (Вам) наложенным платежом ...

- Предоставляю на утверждение ...

- Направляем (Вам) на рассмотрение ...

- Согласно прилагаемому списку ...

- Отправляем Вам вместе с этим письмом образцы...

В ответ на	Ваше письмо от Ваш запрос Вашу просьбу	направляем высылаем посылаем препровождаем
Ссылаясь на	Ваш запрос нашу договоренность наш телефонный разговор
Согласно	Вашей просьбе нашей договоренности
В соответсвии с	дополнительным протоколом нашей договоренностью Вашей просьбой
В связи с	Вашей просьбой нашей договоренностью
В подтверждение	нашей договоренности нашего телефонного разговора

Согласно правилам этикета, письма принято подписывать определённым образом. Не является исключением и электронная корреспонденция. В статье рассматривается такая необходимая вещь, как подпись в электронном письме: примеры для разных целей переписки, варианты на английском языке и настройка этой функции в различных сервисах.

Что такое подпись в и-мэйле?

Если вы смутно понимаете, о чём речь, то откройте сайт, где у вас заведён электронный почтовый ящик. Нажмите кнопку «Написать письмо» и взгляните в левый нижний угол. Там вы увидите, скорее всего, своё имя. Это и есть подпись, выставленная по умолчанию, то есть автоматически. Её можно убрать и отправить письмо без неё. Но это будет выглядеть невежливо по отношению к адресату, особенно в ситуации бизнес-общения. Ещё можно добавить нужный текст вручную, но это слишком хлопотно. Гораздо проще настроить нужные шаблоны и пользоваться ими, меняя свою подпись в электронном письме. Пример можно привести простой: для деловой переписки используется формулировка: «С уважением, Иванов И. И.», а для личных писем фраза: «До скорого!» Можно создать множество вариантов, меняя их в зависимости от целей коммуникации и просто вашего настроения. Помимо имени и фамилии, подпись в и-мэйле может содержать массу любых других данных.

Для чего она нужна?

Отличным средством продвижения бизнеса может стать грамотно составленная подпись в электронном письме. Примеры для Ф.И.О., должность, контакты для связи, предлагаемые услуги и продукция, адрес веб-сайта и многое другое.

В личном письме подписью может служить ваше имя или никнейм, пожелание адресату, забавная фраза, некая глубокомысленная цитата, которую вы рассматриваете как свой девиз, ссылка на блог и тому подобное. Здесь предназначением подписи будет выражение вашей индивидуальности, установление доверительных отношений с партнёром по переписке.

Подпись размещается после основного текста письма, начинается с заглавной буквы и выравнивается по левому краю. Цели, для которых составляется этот короткий текст в конце электронного письма, могут быть разными. В зависимости от них применяются и определённые правила.

Деловые подписи

Соответствие выбранному стилю речи и назначению коммуникации - этими двумя качествами должна обладать правильная подпись в электронном письме. Примеры:

• С уважением.
• С надеждой на продуктивное сотрудничество.
• С надеждой на выполнение просьбы.
• С благодарностью за содействие (сотрудничество).
• Искренне ваш (ваша).
• С наилучшими пожеланиями.
• Всегда рады оказать услугу.
• Ждем с интересом ваше предложение.
• Мы уверены, что недоразумение в ближайшее время будет улажено и т. п.

Личные подписи

Здесь уже нет строгого регламента, и разнообразие вариантов ограничивается только фантазией автора письма. Буквально что угодно, от вдохновляющих афоризмов до забавных и несуразных фраз, может содержать оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

• Спасибо за внимание.
• Жду ответа, как соловей лета.
• Целую в нос, твой Барбос.
• Чао-какао.
• Жму руку (лапу, лапку и т.п.).
• С пожеланием прекрасной погоды.
• С отличным настроением.
• С оптимизмом (или наоборот - с пессимизмом).
• Продам гараж.

В общем, вариаций можно придумать много, если вы переписываетесь с другом или приятелем, который точно оценит ваше чувство юмора.

На английском

У людей, сотрудничающих с иностранными компаниями или просто ведущими переписку с приятелями из-за рубежа, может возникнуть необходимость изучить варианты подписи в и-мэйле. Английский также предполагает использование фраз-клише. Примеры:

• С наилучшими пожеланиями - best regards.
• Искренне ваш (ваша) - yours sincerely.
• С уважением - yours truly, yours faithfully.
• С нетерпением жду (ждём) ответа - looking forward to hearing from you.

Кроме устоявшихся и необходимых в бизнес-этикете фраз, можно использовать и что-то более интересное. Для личной переписки подойдёт и будет уместна забавная, тёплая или в электронном можно привести такие:

• Warmly - с теплотой.
• Take care - береги себя.
• Bye for now (‘Til next time) - до скорого, до встречи.
• Write soon - жду ответа.
• Hugs - обнимаю.
• (With) Love - с любовью (может быть использовано не только в письмах к возлюбленным, но и к близким друзьям, родным).
• Lots of love - с большой любовью.
• Kisses (XOXO) - целую.
• Happiness is a choice - счастье - это выбор.
• Always in my thoughts - думаю о тебе.
• Season"s blessings (greetings) - поздравляю с праздниками.
• Rock on - продолжай отрываться.
• Shine on - сияй, светись.
• May the Force be with you - да пребудет с тобой Сила (намёк на фильмы «Звёздные войны»).
• See you in the inbox - до встречи во «Входящих сообщениях».

Если вы уже загорелись желанием настроить несколько разных подписей в своей почте, то сейчас самое время посмотреть, как это сделать.

Как настроить подпись в Microsoft Outlook

Если вы используете эту для получения и сортировки писем и ответа на них, то настройка подписи должна производиться в «Настройках». Последовательность действий зависит от года выпуска программы. В давнишних версиях (2003 или 2007) нужно открыть вкладку «Инструменты», выбрать в ней пункт «Настройки», а далее - «Формат почты» и «Подпись». В самой последней версии программы (2010/2013) необходимо сначала зайти на вкладку «Файл», и оттуда выбрать: «Настройки» - «Почта» - «Подписи».

Теперь рассмотрим, как добавить или изменить подпись в электронном письме. Outlook иногда предлагает сначала выбрать адрес своего ящика, а затем перейти к созданию подписи. Нажмите слово «Новая», чтобы приступить. Если создаёте несколько вариантов, то каждому из них нужно дать имя, например «для бизнеса», «краткая», «личная», «смешная» и т. п.

Нажав кнопку «Редактировать», можно печатать в соответствующем поле свой текст, менять его шрифт, размер, цвет, добавлять ссылки на сайты, контактные данные и всё, что посчитаете нужным. Затем созданную подпись нужно сохранить и включить функцию её использования. Если вы сделали несколько вариантов подписи, то можно вставлять их в текст завершённого письма вручную, нажав «Вставка» - «Подпись».

Очень удобна функция "Настроить" для того, чтобы только иногда появлялась автоматически подпись в электронном письме. Пример: отправив и-мэйл, вы вступаете в переписку с человеком. Благодаря настройкам ваша подпись появится только в самом первом послании, а далее в переписке с этим адресатом шаблон отображаться уже не будет. Это поможет избежать перегруженности и выделить существенную информацию. А кроме того, вы проявите вежливость, поскольку мало кого радуют длинные автоматические подписи после каждого короткого и-мэйла.

Если вы не пользуйтесь почтовыми программами, то можете настроить варианты подписи прямо на сайте, где у вас заведён электронный ящик. Рассмотрим 3 варианта.

Как настроить подпись в Gmail

Зайдя в аккаунт, кликните по имени своего электронного ящика. Далее выберите «Настройки». В самом конце списка вы найдёте раздел «Подпись». Здесь нужно выбрать один из двух читбоксов. По умолчанию у вас, скорее всего, стоит «Без подписи». А нужно отметить другой вариант, под которым расположено диалоговое окно текстового редактора. Сделав это, можно создавать свою подпись в электронном письме. Образец: «С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)».

Через графический редактор можно добавить ссылку, картинку, маркированный (нумерованный) список и т. д. Но увлекаться форматированием не рекомендуется, особенно в деловой подписи.

Как настроить подпись в Mail.ru

Здесь схема действий примерно та же. Нужно зайти в свой электронный ящик, наверху выбрать меню «Настройки» (при необходимости сначала кликнув по кнопке «Ещё»), затем перейти на «Имя отправителя и подпись». Здесь можно задать три варианта и того, и другого. Один вариант вы выберете по умолчанию, и он будет вставляться автоматически в письмо. Существует ограничение - 255 символов. Этот лимит не может превышать ваша подпись в электронном письме. Пример: Ф.И.О., должность, номер телефона, адрес сайта - эти данные должны вполне уместиться в данное количество знаков. Можно также задать расположение подписи перед или после цитируемого текста. Но, как уже упоминалось, удобнее её вообще удалять, когда ведёте переписку.

Как настроить подпись в «Яндекс.Почте»

На сайте под списком папок с вашей корреспонденцией вы найдёте меню. Выберите в нём пункт «Настроить», затем «Информация об отправителе». Здесь также появится окошко где можно набрать нужный текст и оформить его различными способами. Можно отметить, где будет располагаться подпись в электронном письме. Пример: сразу после ответа (то есть после написанного вами текста) или в самом низу письма (то есть после всей истории переписки).

Настроить подпись для и-мэйла совсем нетрудно, но вот придумать текст - задача посложнее. В идеале подпись для деловой переписки должна быть максимально краткой, информативной и вежливой. Для личных писем хорошо придумать что-то, отражающее вашу индивидуальность и приятное друзьям.

Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте - а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил - сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги "Новые правила деловой переписки", приводя примеры писем - что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.

Письма - довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:

1. Имя отправителя
2. Тему письма
3. Приветствие
4. Суть разговора
5. Вопрос или призыв
6. Подпись
7. Как связаться, кроме почты

Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.

Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.

Именем компании можно подписывать транзакционные письма - например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.

Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.

Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, - это их традиция. У нас - с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.

Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:

Исключение - когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.

Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.

Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка "с уважением" не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, "с уважением" можно не писать.

Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или "Телеграм". Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.

Убирать всё лишнее из писем - еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?

Уведомление о конфиденциальности - формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают - что ж...

Обвес пересылаемого сообщения - при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: "Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель". Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо нее лучше просто ввести в курс дела: "Леша, клиент вчера написал вот такое письмо..."

Это сообщение проверено на вирусы антивирусом "Кусь" - получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.

Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.

Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 - получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: "Прости, пишу с телефона". Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.

Забота о получателе - это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме - лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.

Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки - текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?

Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.

Оба варианта подходят. Главное - соблюдать принцип: сделать удобно получателю.

В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.

Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:

Маша, подготовь заявку.
> Да, я готов: в эту пятницу, в 14:00, принято.
> Это пос. Инфостильный, 22-й км Киевского ш.
> Клиент: Людмила С., +7 903 123-45-67

Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.

Другой сценарий - переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.

Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.

В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.

До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.

Лучший вариант - оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.

В следующий раз - о том, как написать действительно вежливое письмо.

Надоело “С уважением” и хотите что-то новенького? Команда MediaDigger, платформы автоматизирующей хранение базы контактов и дающей возможность отправлять по ней массовые персонализированные письма, сделала подборку альтернативных подписей, которыми можно завершить свое электронное письмо. Ведь несмотря ни на что, email по прежнему остаются главным способом делового общения:

1. С уважением – Для любителей классики. Самый безопасный вариант.

2. Искренне Ваш – В этом что-то есть, но не каждый может позволить себе такую подпись. Нужно быть и выглядеть определённым образом.

3. С наилучшими пожеланиями – Немного менее формальное и применимо в деловом письме.

4. Просто указать имя – Вполне подходит, особенно в тех случаях, когда идет активный обмен письмами.

5. Ваше инициалы – Тоже допустимо, но возникает вопрос почему нельзя было просто целиком написать свое имя, и остается неприятный осадок.

6. Удачного дня – Для завершающего письма, когда больше ничего не ожидаете услышать от собеседника в течение дня, вполне подойдет.

7. Удачной недели – Тоже самое, что и “удачного дня”, только если в течение недели больше не будете общаться.

8. Best regards – Англоязычный вариант “с уважением”. Самый безопасный для делового общения. Некоторые русскоговорящие использует только эту подпись. В принципе, это допустимо, но если вы много общаетесь с иностранцами и это всем известно. Иначе это выглядит немного странно.

9. Kind regards – Тоже самое, что и best regards, но чуть менее формально.

10. С дружеским приветом – Никогда такое не видели, но слышали про это. Так и хочется сказать, что звонили из 70ых и просили вернуть им подпись.

11. До встречи – В случае, если вы договорились о встрече в ближайшее время и подчеркиваете, что помните про нее.

12. Удачи в вашем нелёгком деле! – Такая подпись может использоваться тогда, когда вы попытались помочь кому-то (или не смогли это сделать), и стараетесь как-то приободрить собеседника.

13. Отправлено с Iphone – Можно, чтобы как-то объяснить почему в письме могут быть опечатки, но может показаться, что вы хвастаетесь своей моделью телефона.

14. Отправлено со смартфона – Безопаснее, чем “отправлено с Iphone”: собеседник понимает, что вы писали с телефона и автокорректор мог допустить опечатки, при этом вы не хвастаетесь своим телефоном.

15. Спасибо за внимание – Эту фразу лучше оставить для тех, кто пытается вам что-то продать.

16. Спасибо – Если вы действительно благодарны, то можно. Но не стоит подписывать так каждое письмо, когда даете кому-то указание. Это будет отдавать приказным тоном.

17. С совершенным почтением – Для любителей выделиться. Немного романтично-пафосное.

18. Пожалуйста, подумайте о природе прежде чем распечатать это письмо – Во-первых, не стоит никого отчитывать. Во-вторых, эта надпись иногда может быть длиннее, чем текст самого письма. В-третьих, разве сейчас кто-то еще распечатывает письма?

19. Готовый к услугам – Хммм. Просто нет.

20. С любовью – Мило и допустимо, если вы давно знакомы.

21. Всего доброго – Это скорее подойдет, если вы не предполагаете общаться с кем-то в ближайшее время.

22. Целую крепко – Для родных и любимых подойдет вполне.

23. С отцовской нежностью – Можно, но только если вы действительно отец и только узнали, что такое интернет.

24. Ваш(а) навеки – Это лучше оставить для ЗАГСа.

25. Приятных выходных – Такое обычно пишут те, кто старательно пытается вам их испортить, отправляя под конец рабочего дня в пятницу письмо с указанием вещей, которые надо выполнить. В целом, можно, но тогда, когда не нагружаете кого-то, иначе это отдает сарказмом.

26. Сердечный привет – Допустимо в том случае, если вы раньше обращались к друг другу “товарищ”, всем остальным нет.

27. Ваш покорный слуга – Сильно отдает подхалимажем и тяжело представить ситуацию, где это действительно было бы уместно.

28. Искренно преданный Вам – Те же проблемы, что и у “Ваш покорный слуга”.

29. С надеждой на дальнейшее плодотворное сотрудничество – Немного длинно, но допустимо, например, для первого письма, когда пишите незнакомому человеку.

30. Целую – Если вы пишите своей второй половине, то тогда допустимо.

Знаете еще варианты? Напиши нам в